Qu’est-ce que l’ensemble de transactions Advanced Ship Notice (ASN) 856 ?

(Dernière mise à jour le: 16 juin 2020)

Cet article a été mis à jour pour refléter les tendances et les informations actuelles.

Un Avis de navire avancé (ASN) est un document électronique EDI (échange de données informatisé) X12.

Dans différentes normes EDI, ce document électronique peut avoir des noms différents, par exemple, dans la norme ANSI, ce document électronique est appelé ASN ou « Advanced Ship Notice » ou transaction 856. Dans EDIFACT, le même document est DESADV « Conseil d’expédition ». Néanmoins, peu importe comment ce document est appelé: Avis d’expédition, Avis de navire 856, Avis de Navire Avancé, Avis d’expédition Préalable, ensemble de transactions 856, Avis / Manifeste de navire 856, ASN, message ASN, EDI 856, ANSI x12 856, il a la même mission et a le même sens commercial.

Un message d’avis d’expédition 856 destiné à simplifier et à accélérer le processus de réception des marchandises, des informations détaillées sur la cargaison, le transfert d’informations sur l’expédition et le suivi de la livraison. Ces informations sont utilisées à des fins de réception et de contrôle des stocks.

856 L’avis d’expédition / Manifeste n’accompagne pas physiquement un envoi mais sert à informer le destinataire à l’avance du contenu de l’envoi.

Les utilisateurs du message ASN peuvent être des chaînes de vente au détail et des fabricants. L’EDI 856 est un document fréquemment échangé, même en livraison directe et dans le commerce électronique.

Pour plus d’informations sur Drop-Ship, vous pouvez lire notre blog: 4 Défis de l’EDI et du Drop-Ship dans le commerce électronique

Fondamentalement, l’expéditeur de l’avis de livraison avancé est l’entrepôt, le fournisseur de matières premières et les transporteurs responsables de la spécification et de la communication du contenu d’un envoi.

L’Avis / Manifeste de navire 856 peut être le document le plus compliqué à mettre en œuvre car différents partenaires commerciaux peuvent personnaliser leurs exigences pour l’EDI 856. De plus, l’ASN dispose d’une multitude d’informations et d’un grand volume de données.

Niveaux hiérarchiques d’information de 856 Avis /Manifeste de navire

Une caractéristique clé de l’Avis / Manifeste de navire est le niveau hiérarchique des données. Le fournisseur peut décrire les détails d’un envoi grâce à une multitude de niveaux de données. Chaque niveau de l’Avis/Manifeste de navire décrit les détails relatifs à un envoi physique. Habituellement, dans le secteur de la vente au détail, il existe six niveaux définis dans un EDI 856 (ASN):

• Expédition – Informations sur l’expédition passant d’un fournisseur (lieu d’origine) à un lieu de réception (Client), telles qu’un numéro de connaissement, un numéro d’expédition, un numéro d’expédition, etc. Il n’y a qu’un seul niveau d’expédition dans chaque ensemble de transactions.
• Charge unitaire – Informations sur un article d’expédition physique marqué d’un code de conteneur d’expédition en série et, se compose de colis de transport marqués pour plusieurs destinations finales.
• Commande – Informations relatives au Bon de commande original du client (EDI 850) telles que le numéro du bon de commande, le lieu d’achat, le numéro de division, etc.
• Tare – Informations sur les palettes. Ce niveau peut être ignoré s’il n’y a pas de palettes identifiables.
• Pack – Informations sur le colis d’expédition (cartons, supports, sacs, etc.,) tels que le numéro de série du carton. S’il n’y a pas de packs identifiables, ce niveau peut être ignoré.
• Article – Informations sur les marchandises expédiées, telles que l’identification SKU, la quantité expédiée, etc.

Flux commercial d’Avis / Manifeste de navire

Ci-dessous, nous vous donnons un exemple simple de processus métier qui provoquent l’Avis / Manifeste de navire.

Le processus de commande commence par un bon de commande EDI 850 du client. Pour confirmer la réception d’un bon de commande, le fournisseur génère un Accusé de réception de commande ou un jeu de transactions X12 855. Ensuite, le fournisseur doit commencer la procédure de traitement de la commande.

Lorsque la commande est prête à être livrée, le fournisseur collecte toutes les données pertinentes relatives à l’expédition. En utilisant ces informations, le fournisseur crée un Avis / manifeste d’expédition. Le fournisseur doit générer l’avis d’expédition et le transmettre au client, immédiatement après la fermeture du camion. Le client doit recevoir et intégrer les données de l’ASN 856 dans ses systèmes commerciaux avant l’arrivée physique de la marchandise.

Exemple d’Avis d’expédition avancé (ASN)

Ces deux exemples d’Avis d’expédition avancé (ASN) 856 ci-dessous montrent le fichier XML et le même fichier qui a été converti en EDI.

Les deux exemples ci-dessous décrivent à quoi ressemble un ensemble de transactions ASN (Advanced Shipping Notice) 856 au format xml, puis affichent les mêmes informations au format X12 après leur conversion en EDI par notre service de traduction et de communication EDI2XML.

856 ASN(xml) exemple:

Fichier d’exemple EDI 856:

Quels sont les avantages de la mise en œuvre l’avis/Manifeste du navire pour le réseau de distribution?

• Réduire le temps de déchargement au quai de réception. Accélération de l’acceptation des marchandises, en raison des informations précédemment reçues sur la composition et la structure (telle qu’emballée) de la fourniture.
• Réduire les erreurs humaines à l’arrivée des marchandises, en raison de l’exclusion partielle du traitement manuel.
• Génération préliminaire automatique des certificats d’acceptation et des écarts.
• L’EDI 856 (ASN) se connecte avec des étiquettes à code à barres sur des palettes, des boîtes ou des cartons transportés, de sorte qu’il est possible d’utiliser le scanner RFID et le numéro de séquence du colis de transport (SSCC) lors de l’acceptation des marchandises.
• Un autre avantage supplémentaire de l’utilisation du document 856 est que les clients reçoivent des informations sur les expéditions à l’avance afin qu’ils puissent mieux gérer leur couverture de stock.

Avantages de la mise en œuvre Advanced Ship

La mise en œuvre du document ASN diminue considérablement les coûts de réception et donne la possibilité d’automatiser les entrepôts.

• Élimine le besoin de communications papier
• Optimisation du processus d’acceptation des marchandises.
• Aucune erreur de saisie de données.
• Réduisez les coûts administratifs en augmentant la précision des ordres de prévision.

Comment commencer avec l’ensemble de transactions de Notification / Manifeste de navire (856)?

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