analiza de locuri de muncă

o analiză de locuri de muncă este o specificație pas cu pas a cerințelor, funcțiilor și procedurilor unei poziții de muncă. Așa cum o sămânță nu poate înflori într-o floare decât dacă solul este pregătit corespunzător, multe practici de gestionare a resurselor umane (HRM) nu pot înflori în avantaj competitiv decât dacă se bazează pe o analiză adecvată a locului de muncă.

practicile HRM de succes pot duce la rezultate care creează un avantaj competitiv. Analizele de locuri de muncă, efectuate în mod corespunzător, sporesc succesul acestor practici de MRU, punând bazele. Informații de analiză de locuri de muncă pot fi aplicate la o varietate de practici MRU. Acum aruncăm o scurtă privire la unele dintre ele.

stabilirea unor practici corecte și eficiente de angajare

practicile de recrutare și selecție ale unui angajator urmăresc identificarea și angajarea celor mai potriviți solicitanți. Informațiile privind analiza locurilor de muncă ajută angajatorii să atingă acest obiectiv prin identificarea criteriilor de selecție, cum ar fi cunoștințele, abilitățile și abilitățile necesare pentru a îndeplini cu succes un loc de muncă. Managerii unei firme și profesioniștii din domeniul resurselor umane (HR) pot utiliza apoi aceste informații pentru a alege sau dezvolta dispozitivele de selecție adecvate (de exemplu, întrebări de interviu, teste). Această abordare a selecției este necesară din punct de vedere legal.

un angajator care se confruntă cu acuzații de discriminare trebuie să demonstreze instanțelor că criteriile sale de selecție sunt legate de locul de muncă. Pentru a susține acest tip de reclamație, o firmă trebuie să demonstreze că practica de selecție contestată a fost dezvoltată pe baza informațiilor de analiză a postului. După cum a remarcat un judecător în timpul unei audieri de discriminare, fără o analiză a locului de muncă pe care să se bazeze practicile de selecție, un angajator „urmărește în întuneric și poate spera doar să obțină legătura cu locul de muncă prin noroc orb.”

în anii 1990, nevoia firmelor de a-și baza criteriile de selecție pe informațiile de analiză a locurilor de muncă a devenit și mai importantă datorită adoptării Legii americanilor cu dizabilități. Această lege prevede că deciziile de angajare privind candidații cu dizabilități trebuie să se bazeze pe capacitatea lor de a îndeplini funcțiile esențiale ale postului. De exemplu, dacă citirea raportului ar fi o funcție esențială a locului de muncă, atunci solicitanților ale căror dizabilități i-au împiedicat să citească li s-ar putea refuza în mod legal angajarea (presupunând că nu există nicio modalitate de a-i acomoda). Cu toate acestea, dacă citirea rapoartelor nu ar fi o funcție esențială, incapacitatea de a citi nu ar putea servi în mod legal ca bază pentru negare. Determinarea funcțiilor de locuri de muncă sunt esențiale se face în timpul unei analize de locuri de muncă.

dezvoltarea de programe de formare și evaluare

firmele pot utiliza, de asemenea, informații de analiză de locuri de muncă pentru a evalua nevoile de formare și de a dezvolta și evalua programe de formare. Analizele de locuri de muncă pot identifica sarcinile pe care un lucrător trebuie să le îndeplinească. Apoi, prin procesul de evaluare a performanței, supraveghetorii pot identifica ce sarcini sunt îndeplinite corect sau necorespunzător. Supraveghetorul poate determina în continuare dacă munca efectuată necorespunzător poate fi corectată prin instruire.

profesioniștii în resurse umane folosesc, de asemenea, informații de analiză a locurilor de muncă pentru a dezvolta programe de formare relevante. Analiza postului specifică modul în care se realizează fiecare loc de muncă, pas cu pas, permițând profesioniștilor din domeniul resurselor umane să dezvolte materiale de instruire pentru a-i învăța pe cursanți cum să îndeplinească fiecare sarcină. Pentru a evalua eficacitatea unui program de formare, organizația trebuie să specifice mai întâi obiectivele de formare sau nivelul de performanță așteptat de la cursanți atunci când termină programul. Succesul unui program de formare este evaluat pe baza măsurii în care au fost atinse aceste niveluri de performanță. Nivelurile de performanță așteptate sunt adesea specificate în timpul unei analize de locuri de muncă.

informațiile obținute dintr-o analiză a postului pot fi utilizate pentru a dezvolta formulare de evaluare a performanței. Un exemplu de formular bazat pe analiza jobului ar fi unul care listează sarcinile sau comportamentele jobului și specifică nivelul de performanță așteptat pentru fiecare. Rolul analizei locurilor de muncă este crucial aici. Fără informații de analiză a locului de muncă, organizațiile folosesc de obicei o formă unică, generalizată, în care toți lucrătorii sunt evaluați pe baza unui set comun de caracteristici sau trăsături care se presupune că sunt necesare pentru toate locurile de muncă (de exemplu, cooperare, fiabilitate, conducere).

formularele de evaluare bazate pe analiza jobului sunt superioare formularelor generalizate, deoarece fac o treabă mai bună de comunicare a așteptărilor de performanță și pentru că oferă o bază mai bună pentru a oferi feedback și pentru a lua decizii privind MRU.

majoritatea companiilor își bazează ratele de plată, în parte, pe valoarea sau importanța relativă a fiecărui loc de muncă pentru organizație. Valoarea locului de muncă este de obicei determinată prin evaluarea sau evaluarea locurilor de muncă pe baza unor factori importanți, cum ar fi nivelul de calificare, efortul, responsabilitatea și condițiile de muncă. Informațiile furnizate de o analiză de locuri de muncă servește ca bază pentru evaluările de locuri de muncă în valoare.

analiza locurilor de muncă joacă, de asemenea, un rol important în dezvoltarea programelor de îmbunătățire a productivității. Diverse programe de plată pentru performanță oferă recompense angajaților care își îndeplinesc locurile de muncă la sau peste un anumit nivel dorit. Analiza locului de muncă este utilizată pentru a identifica acel nivel de performanță.

utilizări de remediere

managerii trebuie uneori să disciplineze angajații pentru eșecul lor de a-și îndeplini în mod corespunzător responsabilitățile de serviciu. De exemplu, lucrătorii pot fi disciplinați pentru că refuză să îndeplinească sarcini despre care cred că nu fac parte din locurile lor de muncă. Dacă responsabilitățile și limitele autorității unui loc de muncă sunt delimitate într-o analiză a locului de muncă, aceste informații pot fi utilizate pentru a ajuta la rezolvarea unor astfel de probleme.

informațiile privind analiza locurilor de muncă pot fi utile și din punct de vedere al siguranței și sănătății. În timp ce efectuează o analiză de locuri de muncă, un angajator poate descoperi potențiale pericole sau pericole ale unui loc de muncă. Analiza locului de muncă poate identifica, de asemenea, practici nesigure, cum ar fi sarcini care sunt efectuate într-un mod care ar putea provoca vătămări.

determinarea tipului de informații care trebuie colectate

o multitudine de informații pot fi colectate în timpul unei analize de locuri de muncă. Informațiile privind analiza postului pot fi împărțite în trei categorii: conținutul postului, contextul postului și cerințele lucrătorilor. Conținutul postului se referă la activitățile de muncă ale lucrătorilor sau la ceea ce fac lucrătorii la locul de muncă. Contextul locului de muncă se referă la condițiile în care se desfășoară munca și la cerințele pe care aceste locuri de muncă le impun lucrătorului. Cerințele lucrătorilor se referă la calificările lucrătorilor necesare pentru a îndeplini cu succes locul de muncă. Informațiile specifice care se încadrează în fiecare categorie sunt descrise în continuare.

conținut.

când colectează informații despre SARCINI, analistul de locuri de muncă încearcă să determine ce face lucrătorul, scopul acțiunii și instrumentele, echipamentele sau mașinile utilizate în proces. Analistul poate aduna, de asemenea, informații suplimentare despre sarcini, cum ar fi importanța lor relativă, nivelurile de performanță așteptate și tipul de pregătire necesar unui nou lucrător pentru a îndeplini sarcinile în mod satisfăcător. Conținutul postului poate fi descris în mai multe moduri, în funcție de cât de specific dorește (sau are nevoie) să fie. Diferitele tipuri de informații despre conținutul postului sunt descrise în expoziția 1.

CONTEXT.

contextul postului se referă la condițiile în care se desfășoară munca și la cerințele pe care o astfel de muncă le impune angajaților. Tipurile specifice de informații despre contextul locului de muncă identificate de obicei în timpul unei analize a locului de muncă includ relațiile de raportare, supravegherea primită, judecata, Autoritatea, contactele personale, condițiile de muncă și cerințele fizice și mentale ale lucrătorului.

cerințe.

cerințele lucrătorilor se referă la cunoștințele, abilitățile, abilitățile, caracteristicile personale și acreditările necesare pentru o performanță eficientă la locul de muncă. Acești termeni sunt definiți ca:

• cunoștințe—corpul de informații de care aveți nevoie pentru a efectua lucrarea.
• abilitate-capacitatea de a efectua o sarcină motorie învățată, cum ar fi abilitățile de operare a stivuitorului și abilitățile de procesare a cuvintelor.
• abilitate-capacitatea necesară pentru a efectua o sarcină non-motorie, cum ar fi abilitățile de comunicare, abilitățile matematice și abilitățile de raționament sau de rezolvare a problemelor.
• caracteristici personale-trăsăturile unui individ (de exemplu, tact, asertivitate, preocupare pentru ceilalți, obiectivitate, etica muncii) sau disponibilitatea/capacitatea lor de a se adapta la circumstanțele din mediu (de exemplu, capacitatea de a rezista plictiselii, dorința de a lucra ore suplimentare, dorința de a-i trata pe ceilalți cordial). acreditări-dovada sau documentația că o persoană posedă anumite competențe, cum ar fi diplome, certificări și licențe.

cantitatea mare de informații care pot fi descoperite în timpul unei analize de locuri de muncă poate fi copleșitoare, dar de obicei nu este necesar să se adune toate datele posibile. Scopul sau utilizarea intenționată a analizei postului dictează informațiile particulare care trebuie colectate. Prin urmare, analistul trebuie să decidă cum va fi utilizată analiza postului înainte de a decide ce informații să caute.

de exemplu, dacă o analiză a locului de muncă ar fi utilizată pentru a dezvolta un program de formare tehnică pentru noii angajați, analistul ar trebui să se concentreze pe informații despre sub-sarcini (o descriere pas cu pas a modului în care se desfășoară locul de muncă) și cunoștințele, abilitățile și abilitățile specifice (KSA) pe care ar trebui să le faceți bine în acel loc de muncă. Dacă scopul ar fi dezvoltarea unui test scris de angajare pentru a evalua cunoștințele solicitanților despre locul de muncă, analistul ar trebui să vizeze informații despre sarcinile specifice postului și cunoștințele necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini (adică faptele, teoriile, principiile etc., trebuie să știți pentru a putea îndeplini sarcinile în mod satisfăcător).

determinarea modului de colectare a informațiilor

profesioniștii în resurse umane adună adesea informații despre analiza locurilor de muncă. Cu toate acestea, deoarece acești indivizi nu au suficientă expertiză în locurile de muncă analizate, ei trebuie să se înroleze pe operatorii actuali de locuri de muncă și pe supraveghetorii lor pentru a aduna și interpreta informațiile pertinente. Informațiile de analiză a locurilor de muncă pot fi colectate prin intervievarea acestor persoane, observarea lor la locul de muncă și/sau prin completarea chestionarelor de analiză a locurilor de muncă. Adecvarea fiecărei abordări depinde, în parte, de tipul de informații căutate.

interviuri.

interviurile de analiză a locurilor de muncă sunt conversații structurate între analistul de locuri de muncă și unul sau mai mulți experți în materie. Interviurile sunt de obicei ținute atât cu funcționarii de locuri de muncă, cât și cu supraveghetorii lor. Interviurile cu operatorii tradiționali tind să se concentreze asupra conținutului postului și a informațiilor despre contextul postului. Adică, titularilor li se cere să descrie ce fac, cum o fac și condițiile în care își desfășoară activitatea.

rolul tipic al supraveghetorului este de a revizui și de a verifica exactitatea răspunsurilor operatorilor tradiționali și de a furniza informații suplimentare privind importanța sarcinilor, nivelurile de performanță preconizate, nevoile de formare ale noilor lucrători și cerințele lucrătorilor.

fiind cea mai frecvent utilizată metodă de analiză a locurilor de muncă, interviurile oferă o bogăție potențială de informații. Cu toate acestea, interviurile unu-la-unu pot fi destul de consumatoare de timp. Un interviu durează de obicei între una și opt ore, în funcție de cantitatea și profunzimea informațiilor căutate. Astfel, intervievarea poate dura mult timp, mai ales atunci când analistul trebuie să intervieveze mai multe persoane. Atunci când constrângerile de timp reprezintă o problemă, cea mai bună alternativă este efectuarea unui interviu de grup, în care mai mulți experți în materie sunt intervievați simultan.

observații.

uneori, un analist de locuri de muncă va completa interviuri cu observații de analiză de locuri de muncă. După cum sugerează și numele, observarea înseamnă vizionarea titularului de a efectua treaba. Observarea este cea mai utilă atunci când locurile de muncă sunt complexe și dificil de descris cu exactitate. Atunci când analizează astfel de locuri de muncă, analistul observă sau filmează locul de muncă și apoi intervievează lucrătorul pentru clarificare sau explicație. Observația permite analistului să înțeleagă mai bine modul în care se desfășoară activitatea și KSA-urile necesare pentru realizarea acesteia.

în timp ce observația este de obicei folosită ca supliment la interviu, profesioniștii în resurse umane își bazează uneori analiza locurilor de muncă doar pe observație. Dacă observația produce sau nu suficiente date pentru analiză depinde de tipul de informații colectate.

de exemplu, este o metodă excelentă pentru identificarea subtaskurilor efectuate în tipuri de sarcini de rutină/repetitive, cum ar fi munca pe linia de asamblare. Cu toate acestea, atunci când utilizează această abordare, analiștii ar trebui să fie atenți la posibilitatea ca unii lucrători să se comporte atipic atunci când sunt observați. De exemplu, își pot mări viteza pentru a impresiona Observatorul sau pot încetini într-un efort de a demonstra cât de dificile sunt locurile lor de muncă.

chestionare.

chestionarele de analiză a locurilor de muncă solicită experților în materie-lucrători și / sau supraveghetori—să înregistreze informațiile despre locuri de muncă în scris. Chestionarele de analiză a locurilor de muncă conțin întrebări deschise sau închise. Întrebările deschise solicită respondenților să ofere propriile răspunsuri la întrebări. Întrebările închise solicită respondenților să selecteze un răspuns dintr-o listă furnizată în chestionar. Întrebările închise sunt mai frecvent utilizate, deoarece oferă o uniformitate mai mare a răspunsurilor și sunt mai ușor de punctat.

un chestionar de analiză a locurilor de muncă care conține doar întrebări închise se numește inventar de analiză a locurilor de muncă. Un inventar care conține o listă de instrucțiuni de activitate se numește inventar de activități; unul care conține o listă de cerințe de abilitate a lucrătorilor se numește inventar de abilități. Inventarele de analiză a locurilor de muncă solicită respondenților să evalueze fiecare element în funcție de importanța acestuia pentru locul de muncă. Inventarele DE SARCINI solicită, de asemenea, informații cu privire la frecvența sau timpul petrecut efectuând fiecare sarcină.

companiile folosesc inventarele de analiză a locurilor de muncă atunci când sunt necesare informații de la mai multe persoane (de exemplu, atunci când mulți oameni dețin același titlu De Post). În comparație cu interviurile, informațiile pot fi colectate mult mai rapid folosind această abordare. Companiile folosesc, de asemenea, stocurile ca mijloc de grupare a locurilor de muncă. Gruparea se referă la clasificarea locurilor de muncă pe baza asemănării sarcinilor îndeplinite sau a abilităților necesare; un grup ar consta din locuri de muncă în care toți lucrătorii îndeplineau sarcini similare sau aveau nevoie de abilități similare.

odată ce grupurile sunt stabilite, organizația poate determina criteriile de selecție, nevoile de instruire și criteriile de evaluare aplicabile tuturor locurilor de muncă din cadrul unui grup. Inventarele de analiză a locurilor de muncă sunt, de asemenea, utilizate pentru a determina nevoile de formare ale lucrătorilor. Lucrătorilor li se prezintă o listă de sarcini sau abilități și li se cere să indice cele pentru care au nevoie de instruire. O scară de evaluare în cinci puncte, variind de la” mare nevoie „la” fără nevoie”, este de obicei utilizată.

determinarea modului în care vor fi înregistrate informațiile despre analiza postului

odată ce profesioniștii din domeniul resurselor umane au colectat informații despre analiza postului, acesta trebuie înregistrat într-un mod sistematic pentru a produce o descriere a postului (adică un rezumat al rezultatelor analizei postului). Formatul fișelor postului poate fi cu scop general sau cu scop special.

descrierea postului de uz GENERAL.

o descriere generală a postului este una care conține o varietate de informații care pot fi utilizate în mai multe scopuri, cum ar fi comunicarea responsabilităților postului către angajați și specificarea cerințelor minime ale postului. De exemplu, un manager ar scoate o descriere a postului pentru a revizui funcțiile esențiale și cerințele lucrătorilor înainte de a dezvolta întrebări de interviu pentru un solicitant de locuri de muncă.

informațiile specifice conținute în fișa postului variază în funcție de preferințele companiei și de utilizarea intenționată a instrumentului. O descriere tipică a postului de uz general conține următoarele secțiuni: identificarea postului, rezumatul postului, funcțiile esențiale și cerințele lucrătorilor.

descrierile posturilor de uz General utilizate de majoritatea companiilor oferă doar un scurt rezumat al informațiilor de analiză a postului și, prin urmare, nu au suficiente detalii pentru unele aplicații MRU. De exemplu, mulți nu reușesc să indice subtaskurile, standardele de performanță și contextul jobului. Informațiile despre Subtask pot servi drept bază pentru dezvoltarea programelor de formare; standardele de performanță pot servi ca bază pentru dezvoltarea anumitor tipuri de formulare de evaluare a performanței; iar informațiile privind contextul postului pot servi ca bază pentru realizarea ratingurilor de evaluare a postului care sunt necesare pentru stabilirea ratelor de salarizare.

o metodă de descriere a postului care oferă informații mai aprofundate se numește sistemul versatil de analiză a postului (VERJAS), care conține o listă de sarcini, sarcini, evaluări ale sarcinilor pentru importanță și pregătirea necesară, descrieri ale contextului postului și o listă de competențe necesare postului.

descrieri speciale de locuri de muncă scop.

Mai multe descrieri de locuri de muncă scop special au fost elaborate de o varietate de experți HRM în ultimii 30 de ani. O diferență cheie între descrierile de locuri de muncă cu scop general și special constă în cantitatea de detalii pe care le includ. Formatele cu scop Special acoperă mai puține subiecte, dar subiectele abordate sunt analizate mai în profunzime. Unele dintre abordările cu scop special mai frecvent utilizate sunt descrise în continuare. Analiza funcțională a locurilor de muncă (FJA) se concentrează în principal pe înregistrarea informațiilor despre conținutul locurilor de muncă. Fiecare activitate este analizată separat pe o foaie de lucru care conține o declarație de activitate (specificând ce face lucrătorul, cum se face și rezultatele sau produsul final al acțiunilor lucrătorului), standardele de performanță și nevoile de instruire asociate cu sarcina și șapte scale de evaluare. Trei dintre scale sunt cunoscute sub numele de scale funcționale ale lucrătorilor, indicând nivelul implicării lucrătorilor cu date, oameni și lucruri. Celelalte patru scale indică nivelul de abilitate necesar în domeniile raționamentului, matematicii, limbajului și urmării instrucțiunilor.

o altă metodă cu scop special de analiză a postului se numește tehnica incidentului critic (cit). A apărut în armată în timpul celui de-al Doilea Război Mondial și a fost folosit pentru a identifica factorii critici ai performanței umane într-o varietate de situații militare. Factorii critici sunt cei care s-au demonstrat că fac diferența între succes și eșec în îndeplinirea unui loc de muncă.

tehnica incidentului critic cere analistului de locuri de muncă să colecteze incidente critice de la oameni familiarizați cu locul de muncă. Incidentele sunt de obicei colectate sub formă de povești sau anecdote care descriu comportamente de succes și nereușite la locul de muncă. Poveștile sunt apoi condensate într-o singură afirmație care surprinde esența poveștii. CIT are mai multe aplicații utile HRM. De exemplu, este un instrument bun pentru identificarea criteriilor de selecție și a nevoilor de formare și pentru dezvoltarea formularelor de evaluare a performanței.

analiza jobului este o componentă cheie a procesului MRU. În timp ce performanța analizelor complete de locuri de muncă poate fi consumatoare de timp, în cele din urmă angajatorii vor beneficia de numeroasele utilizări pe care le poate oferi o analiză aprofundată a locurilor de muncă. De la angajare și instruire la justificarea salariilor până la utilizările de remediere, analiza locului de muncă va ușura munca managerului de resurse umane, va proteja o organizație de pretențiile de discriminare și poate oferi organizației generale un avantaj competitiv.