cum să îmbunătățiți colaborarea între Echipe: 13 experți cântăresc în

munca în echipă face ca munca de vis să fie o zicală populară. Dar este un sentiment care este adesea mai ușor de spus decât de făcut, mai ales când vine vorba de colaborarea între echipe.

când echipele lucrează între funcții sau cu parteneri sau clienți, există o complexitate adăugată în relațiile cu persoane din afara echipei dvs. normale. Există adesea moduri contradictorii de lucru și niveluri diferite de cunoaștere cu colaborare încrucișată. Acestea testează rapid limitele instrumentelor și proceselor de colaborare standard utilizate în cadrul echipei dvs.

deci, cum îmbunătățiți colaborarea între echipe? Am contactat mai mulți experți în colaborare din mai multe industrii pentru a răspunde la această întrebare arzătoare. Citiți mai departe pentru a vedea sfaturile interesante pe care le-au împărtășit pe această temă.

îmbunătățirea colaborării între Echipe: sfaturi de la experți

creați indicatori cheie de performanță.

„în calitate de director de marketing, m-am trezit odată simțind că eram parțial responsabil pentru modul în care clienții potențiali pe care îi ajutam să genereze erau abandonați de echipa de vânzări. Strategia de a fi mai constructivă cu privire la problemă s-a dovedit a fi niște indicatori de performanță clari, sau indicatori cheie de performanță, pe care ambele echipe ar putea fi de acord, care ne-au tras la răspundere pentru ‘partea noastră de stradă.”în acest fel, în fiecare lună, ambele echipe s-au înregistrat și au raportat numărul de numere pentru care au fost responsabile. Uneori a trebuit să recunoaștem că numerele noastre nu erau atât de mari, iar alteori au trebuit să recunoască că ale lor nu erau. cu claritate în ceea ce privește cine este responsabil pentru ce, orele clare de check-in și obiectivele specifice, colaborarea între Echipe este mult mai productivă.”

Tim Brown, director de Marketing la Hook Agency
Follow @timbrownmpls

stabiliți o metodă de comunicare centralizată.

„sfatul meu numărul unu pentru îmbunătățirea colaborării între Echipe este să mă asigur că există o modalitate centralizată de comunicare a echipelor. Comunicarea este una dintre cele mai importante părți ale oricărui tip de interacțiune între echipe. Fără o bună comunicare între echipe, colaborarea se destramă. De exemplu, posibilitatea de a partaja actualizări în timp real cu privire la progresul echipei este de neprețuit. Acest lucru permite în cele din urmă proiectelor să funcționeze fără probleme. Software-ul care permite membrilor echipei să pună întrebări și să posteze mesaje este o necesitate în acest tip de efort.”

Andrew Rawson, Chief Learning Officer la Traliant

fii clar pe ce sarcini necesită colaborare (și care nu).

„sfatul meu este simplu și unul multe echipe surprinzător de dor—să fie foarte clar cu privire la sarcinile sau inițiativele care necesită colaborarea în echipă. Înainte de toate construirea încrederii și conversațiile despre modalități de lucru, știți exact unde doriți să vă concentrați eforturile de colaborare. Și, prin extensie, clarificați ce sarcini nu necesită colaborare sau muncă în echipă; puneți aceste sarcini în mâinile unor indivizi capabili și lăsați-i să se apuce de treabă.

„colaborarea este mai consumatoare de timp, costisitoare și dezordonată decât munca individuală. Salvați-l pentru cea mai mare pârghie piese de lucru pe care sunteți sigur că va beneficia tine si partenerii tai. Apoi, elaborați detaliile colaborării dvs.—lucruri precum Cine va fi implicat, cât de des trebuie să vă conectați, cine va deține ce piese ale sarcinii etc.”

Carlos Valdes-Dapena, Managing Principal la resurse de colaborare corporative

aduce tehnologia în imagine.

„integrarea software-ului de colaborare pentru a acționa ca un hub central în timpul ciclului de viață al unui proiect în echipă este o modalitate excelentă de a îmbunătăți comunicarea și de a spori managementul și productivitatea proiectului. Informațiile centralizate oferă vizibilitate în timp real pentru managerii de proiect. De asemenea, permite monitorizarea progresului fără a solicita actualizări și permite identificarea problemelor din timp. Lucrul dintr-un singur sistem face, de asemenea, echipele mai eficiente și accelerează rezultatele prin reducerea reprelucrării, eliminarea întâlnirilor inutile și scurtarea timpului de planificare.”

Paul Jardine, lider tehnic la engleză Blind

nu pot par pentru a obține echipele în sincronizare? Asigurați-vă că au un hub centralizat pentru toate activitățile lor de colaborare cu Glasscubes, o soluție SaaS cuprinzătoare adaptată pentru întreprinderile mici și mijlocii.

„pentru a îmbunătăți colaborarea cu clienții noștri, ne asigurăm întotdeauna că există o singură persoană de contact de ambele părți. Acest lucru evită confuzia pe direcții diferite față de client, elimină suprapunerea sarcinilor și ajută la gestionarea așteptărilor. Desigur, se așteaptă ca ambele persoane de contact să consolideze mesajele de la organizațiile sau echipele lor respective pentru a face configurarea eficientă.”

Jomel Alos, lider de PR Online la Spiralytics
urmați @jomelalos

creați o echipă charter.

„unul dintre cele mai bune sfaturi pentru îmbunătățirea colaborării între echipe la afacerea dvs. este să creați ceea ce este cunoscut în mod obișnuit ca o cartă a echipei, care este practic un plan pentru modul în care echipa va lucra împreună pentru atingerea obiectivelor sale.

„O cartă de echipă de înaltă calitate include lucruri precum scopul de bază al formării echipei; obiectivele, misiunea și obiectivele sale generale; și responsabilitățile fiecărui membru al echipei. De asemenea, va preciza așteptările de la colaborarea între echipe și un program pentru momentul în care echipele se vor întâlni. Avantajul suplimentar al acestei abordări este că crearea Cartei acționează, de asemenea, ca un efort inițial de team-building.”

Andrew Schrage, CEO la Money Crashers
Follow @MoneyCrashers

informează echipa atunci când munca este terminat.

„uneori, când colaborăm cu alții, uităm lucrurile simple, cum ar fi informarea altora că ți-ai finalizat munca. Imaginind cine face ceea ce urmează devine mai complicat atunci când oamenii nu sunt conștienți de faptul că munca anterioară a fost finalizată.

„asigurați—vă că echipa dvs. știe că trebuie să treacă ștafeta-indiferent dacă aceasta înseamnă actualizarea unei sarcini în software-ul de management al proiectului, trimiterea coechipierului lor un mesaj de chat sau atingerea lor pe umăr. Simplul act de a spune unui coechipier ‘ You ‘re up next’ promovează responsabilitatea, clarifică direcția și diminuează stresul echipei.”

Lionel Valdellon, Content Marketing Manager la CleverTap

au membrii echipei împărtășesc munca lor.

„puteți îmbunătăți colaborarea între echipe, făcându-le să-și împărtășească munca între ele. Echipele colaborează mai bine atunci când se înțeleg reciproc și au o idee mai bună despre ceea ce face de fapt toată lumea. Cu toții avem tendința de a subestima cât de mult efort este implicat cu munca în afara domeniului nostru!

„o modalitate excelentă de a împărtăși munca este de a face lista zilnică de acțiuni a fiecărui membru al echipei transparentă între echipe. Puteți utiliza o tablă albă, un sistem de chat sau un instrument de productivitate desemnat pentru a realiza acest lucru. Întâlnirile regulate de lucru în curs sunt, de asemenea, un forum excelent pentru ca membrii echipei să-și împărtășească munca cu restul echipei. Când toată lumea poate vedea cum lucrează alții pentru un obiectiv comun, este mult mai ușor să colaborezi eficient. Acest lucru face, de asemenea, fiecare membru al echipei responsabil și îi motivează să facă lucrurile.”

Fiona Adler, fondator al Actioned

se concentreze pe pozitiv în timpul conflictului.

„conflictul este inevitabil cu echipele de proiect inter-funcționale. Oamenii sunt obișnuiți să lucreze în silozuri lor, și vin împreună cu o altă funcție poate fi o provocare, mai ales atunci când aceste funcții funcționează diferit. De aceea, firma noastră se concentrează continuu pe colaborarea încrucișată.

„una dintre strategiile noastre de conflict este metoda mea 3P—oprindu-mă să pivotez spre un rezultat pozitiv. Ne-am dat seama că petrecem prea mult timp și energie concentrându-ne pe negativele situației, ceea ce nu a ajutat la rezolvare. Acum recunoaștem că există un conflict și pivotăm rapid la o posibilitate pozitivă sau la o lecție învățată, ceea ce ne readuce pe drumul cel bun. Am găsit această strategie destul de reușită și am implementat-o și în cadrul organizațiilor clienților noștri.”

Kerry Wekelo, Managing Director al HR& operațiuni la actualizare Consulting
Follow @kerrywekelo

împărtășiți progresul cu părțile interesate.

„nu este nimic mai rău decât să ajungi la sfârșitul unui proiect și să ai părțile interesate cheie să spună:” nu aș fi făcut-o așa! Acesta este un memento că colaborarea trebuie să se întâmple nu doar cu membrii echipei, ci și cu sponsorii echipei și cu alte părți interesate.

„este important să împărtășiți rezultatele în afara echipei de bază în mod regulat, în special pe proiecte mai mari. Atunci când un proiect durează luni de zile pentru a fi finalizat, trebuie să țineți părțile interesate la curent și să le oferiți posibilitatea de a cântări progresul. De exemplu, includem produse mari, multifuncționale în întâlnirile noastre săptămânale cu o vitrină. În acest fel, ne asigurăm că aceste proiecte rămân fundamentate și sunt pe deplin acceptate.”

Jennifer McDermott, Head of Communications la Finder

asigurați-vă că toți membrii echipei știu cum și unde se potrivesc.

„pentru ca orice proiect sau program să aibă succes, toată lumea trebuie să înțeleagă modul în care eforturile lor contribuie la obiectivul final. Știind cum se potrivesc permite fiecărui membru al echipei să aibă o viziune clară asupra eforturilor lor individuale.în plus, ar trebui să simtă importanța sau greutatea eforturilor lor. Uneori, o echipă sau o funcție, cum ar fi vânzările sau dezvoltarea, consideră că eforturile lor sunt cele mai importante. Cu toate acestea, ar trebui să se clarifice faptul că toate eforturile au un impact asupra atingerii obiectivului și a modului în care acesta este atins. Trebuie să spargeți aceste bariere ale ego – ului, astfel încât toate funcțiile să înțeleagă valoarea lor unică. Acesta este modul în care stabiliți cea mai bună colaborare între echipe.”

Andrew de Bray, Director general la Factum Ltd.

oferiți echipelor timp și resurse pentru a face brainstorming, a experimenta și a eșua.

„colaborarea încrucișată se realizează adesea cel mai bine cu un pic de inovație. Membrii echipei au nevoie de timp pentru a-și face ideile auzite de grup. Prea des auzim o idee bună, ne concentrăm asupra ei și o punem în joc. Problema cu aceasta este că multe alte idei bune—sau chiar idei mai bune-sunt nerostite, deoarece echipa nu a avut suficient timp să exprime și să disece alte idei. De exemplu, unii membri ai echipei sunt mai liniștiți decât alții și având mai mult timp pentru a colabora le oferă timp să prezinte idei atunci când sunt pregătiți.

„echipele pot avea nevoie, de asemenea, de resurse pentru a experimenta. Aceste resurse ar putea fi mai mulți bani pentru a cumpăra software, resurse fizice sau chiar alimente și băuturi pentru întâlniri mai confortabile. Resursele ar putea fi, de asemenea, accesul la personal și lideri din afara echipei de bază pentru a obține sfaturi și feedback suplimentar din diferite perspective. Oferind atât timp, cât și resurse, membrii echipei dvs. se vor simți apreciați și ascultați și le vor permite să se angajeze mai bine unul cu celălalt.”

Robert Kienzle, consultant Senior la Knowmium

utilizați activități de team-building pentru a construi unitatea.

„cheia unei colaborări excelente este asigurarea faptului că toți membrii echipei sunt uniți. Activitățile de Team-building sunt o modalitate excelentă de a încuraja acest sentiment; ele sporesc raportul și reduc barierele de comunicare.

„chiar dacă aveți echipe la distanță, puteți face activități virtuale de team-building pentru a menține toată lumea conectată. De la Q&sesiuni A până la participarea la jocuri multiplayer, există o mulțime de opțiuni care ar putea ajuta la reunirea echipei. Apoi, puteți beneficia de o mai bună comunicare între Echipe, o productivitate îmbunătățită și multe altele.”

Simon Elkj Untrivr, Chief Marketing Officer la avXperten

3 Modalități de îmbunătățire a colaborării folosind instrumente Online

Tehnologia este o componentă cheie a colaborării la locul de muncă modern. Mai jos sunt câteva modalități prin care puteți utiliza soluții online pentru a îmbunătăți practica.

încorporați instrumentele în fluxul de lucru.

mai bine, ajustați fluxul de lucru pentru a profita de instrumente. Aceste instrumente sunt menite nu numai să conecteze membrii echipei, ci și să îi facă mai productivi. Astfel, integrarea lor în fluxul de lucru zilnic al echipei dvs. vă va asigura că obțineți valoarea dorită.

de exemplu, ai putea aduce într-un instrument de chat ca Slack pentru comunicarea de zi cu zi între membrii echipei. Acest lucru ar putea funcționa atât pentru chat în timp real, cât și pentru mesaje asincrone, cum ar fi atunci când doi membri ai echipei nu au ore de lucru suprapuse. În plus, un instrument de conferință video precum Zoom ar putea funcționa pentru întâlnirile programate.

Google Drive este un serviciu popular de partajare a fișierelor pentru multe companii, atât mici, cât și mari. Puteți oferi echipei și părților externe diferite niveluri de acces la fișiere și foldere, precum și link direct la fișiere atunci când comunicați prin Slack. Iar colaborarea la fișierele din Drive asigură că echipa dvs. lucrează întotdeauna la cea mai recentă versiune.

instrumente de management de proiect precum Asana și Trello vă pot ajuta echipa să mențină proiectele pe drumul cel bun. În loc să verificați cu fiecare membru al echipei pentru a vedea progresul acestora, puteți utiliza aceste instrumente pentru a verifica progresul sarcinilor atribuite. Acest lucru reduce timpul de raportare atât pentru dvs., cât și pentru echipa dvs. și vă asigură că sunteți mereu la curent. O privire rapidă asupra tabloului de bord vă va anunța ce zone ale proiectului pot necesita atenția dvs.

De asemenea, puteți apela la Glasscubes pentru o soluție all-in-one care se adresează mai multor nevoi de colaborare, inclusiv comunicare, partajare și stocare de fișiere și management de proiect. Este un instrument sigur care vă permite chiar să creați un număr nelimitat de spații de lucru personalizate pentru diferite departamente, proiecte individuale sau orice număr de cazuri de utilizare.

încurajați utilizarea instrumentelor online pe care le implementați.

un instrument este valoros numai dacă este folosit. De multe ori, oamenii se opun schimbării și optează să utilizeze instrumentele pe care le cunosc cel mai bine, cum ar fi e-mailul. Și, deși există încă un loc pentru e-mail, instrumentele de colaborare online facilitează viața fiecărui membru al echipei, în special a celor de la distanță.

în plus, doriți să evitați problemele care v-au inspirat să căutați aceste instrumente de colaborare în primul rând. Amintiți-vă că informațiile se pierd sau se uită cu ușurință atunci când nu sunt păstrate într-o locație centralizată.

de aceea este imperativ să încurajați (sau chiar să solicitați) ca toți membrii echipei să utilizeze instrumentele pe care le-ați selectat. Iată o linie utilă pe care o puteți folosi pentru a-i aduce pe toți la bord: „amintiți-vă, echipă: Informațiile din afara acestor instrumente nu există.”

De asemenea, majoritatea instrumentelor de colaborare online au nevoie de puțină sau deloc instruire, ceea ce reprezintă o barieră mai mică în calea adoptării utilizatorilor. Deci, dacă un membru al echipei se întoarce în continuare la instrumente mai vechi, întrebați-i cu ce au probleme și fie trimiteți-le linkuri pentru a ajuta resursele, fie oferiți-le o actualizare individuală.

utilizați instrumentele de colaborare pentru activități distractive.

uneori, echipa ta are nevoie doar de o pauză mentală de la lucrurile serioase. Și aveți instrumentele necesare pentru a face acest lucru fără a fi nevoie să trimiteți pe toată lumea într-o vacanță de două săptămâni.

de exemplu, încercați să utilizați instrumentele de comunicare, partajare de fișiere și gestionare de proiect pentru planificarea unui eveniment de lucru distractiv (adică „proiectul”), cum ar fi o petrecere la birou. Pentru echipe complet îndepărtate, puteți organiza o întâlnire.

folosind instrumentele pe care le-am chemat mai devreme, ai putea crea un canal în Slack pentru a face brainstorming și a vorbi despre teme de petrecere. Google Drive ar putea organiza fișierele asociate. Și ai putea folosi Asana sau Trello pentru a atribui sarcini oamenilor, cum ar fi obținerea de provizii, comandarea de alimente și băuturi și selectarea unui loc.

adoptarea acestei abordări are trei beneficii:

• oferă membrilor echipei o distragere a atenției atât de necesară pentru a se concentra între activitățile de lucru mai serioase.
• încurajează echipa să folosească instrumentele în beneficiul personal (adică nu se simt „forțați”), sporindu-și familiaritatea cu ei.
• încurajează colaborarea către un obiectiv care aduce beneficii întregii echipe, care va fi transferat în alte activități de colaborare.

permite colaborarea încrucișată între departamente, echipe și alte părți interesate cu Glasscubes.

Glasscubes este o soluție robustă de colaborare între echipe, care asigură că întreaga organizație este ținută la curent cu actualizările proiectelor, politicile revizuite, anunțurile companiei și orice altceva considerați important să împărtășiți cu forța de muncă.

soluția noastră oferă echipelor ca a ta posibilitatea de a rămâne la curent cu cele mai recente actualizări și de a împărtăși ceea ce este cel mai important—toate păstrând în același timp munca în mișcare eficientă. De la gestionarea sarcinilor la comunicare până la partajarea fișierelor, platforma noastră vă ajută să rămâneți în contact și să vă ocupați de toate într-un singur loc.

utilizați discuții filetate pentru a menține conversațiile în context, indiferent dacă discuțiile se referă la sarcini client sau fișiere importante de proiect. Și vorbind despre fișiere, împărtășiți—le la conținutul inimii dvs.-cu membrii echipei, clienții dvs., furnizorii dvs. și așa mai departe.

cu Glasscubes, puteți:

• stoca și partaja fișiere într-o locație sigură, complet cu control automat al versiunii. Puteți chiar să creați fluxuri de lucru de aprobare și să vizualizați trasee clare de audit ale acțiunilor utilizatorului.
• atribuiți și gestionați sarcini pentru diferiți membri ai echipei și urmăriți-le până la finalizare.
• creați spații de lucru personalizate pentru fiecare echipă de proiect din portofoliul dvs. Membrii echipei pot partaja resurse și pot comunica între ei în spațiul lor de lucru specific și le puteți accesa pe toate pentru o supraveghere ușoară.

vrei să vezi cum organizații ca a ta și-au îmbunătățit colaborarea inter-funcțională folosind soluția noastră? Check out aceste studii de caz Glasscubes.