contractul a fost semnat acum eoni și procesul de planificare a fost lin, dar acum trebuie să semnez un teanc imens de ceva numit BEOs? Nu am acoperit toate astea în contract?
răspunsurile sunt da, trebuie să semnezi BEOs și nu, nu era totul acoperit în contract. În termeni generali, contractul pe care l-ați semnat deține spațiul pentru dvs. și include toate aspectele legale care sunt necesare în contracte. Nu include detalii foarte specifice despre fiecare funcție, cum ar fi modul în care ar trebui să fie setată camera (adică stilul Teatrului, recepția, sala de clasă etc.), meniul exact pe care îl veți servi, echipamentul audio-vizual specific pe care îl doriți într-o anumită cameră, cererea specială pentru apă îmbuteliată în loc de ulcioare de apă într-o sală de ședințe etc. Toate aceste detalii ultra-specifice sunt acum incluse în ordinea evenimentului de banchet (BEO) sau, uneori, comanda evenimentului, pe scurt.
o formă de comandă BEO sau eveniment este utilizată de toate hotelurile, dar unele facilități de catering sau locuri vor avea un format diferit, deoarece funcționează foarte diferit decât un hotel. BEO-ul dvs. ar trebui să includă tot ce aveți nevoie de facilitate pentru a ști despre o anumită funcție, cum ar fi:
- numele camerei, cu taxa de închiriere notată în mod clar (dacă este cazul)
- numele funcției (adică ședința Comitetului Executiv al clientului)
- data și ora
- Numărul de persoane așteptate și modul în care ar trebui setată camera (adică. stil sala de Consiliu pentru 20 de persoane)
- Numărul de persoane garantate (în cazul în care aceasta este o funcție de masă)
- meniu pentru a fi servit, cu prețuri clar remarcat
- echipamente audio-vizuale comandate, cu prețuri clar remarcat
- Cereri Speciale este posibil să aveți (de exemplu, locul ulcior de apă și sticlă la fiecare scaun)
cele cinci lucruri cheie ce trebuie să știți despre BEOs sunt:
1. Un BEO este un contract obligatoriu – examinați cu atenție fiecare scrisoare de pe un BEO pentru a vă asigura că înțelegeți pe deplin ceea ce sunteți de acord atunci când vă conectați (atât în ceea ce privește costul, cât și executarea serviciului).
2. Acordați o atenție deosebită numerelor enumerate pentru așteptat, stabilit și garantat. Numărul așteptat este destul de drept înainte; este numărul de persoane pe care vă așteptați să participe la o funcție. Numărul stabilit înseamnă numărul de scaune sau scaune pe care doriți să le furnizați o facilitate. Garanția este numărul minim de persoane pentru care trebuie să vă așteptați să plătiți.
- De exemplu, este posibil să așteptați 185 de persoane la prânz, puteți seta pentru 200 de persoane să ofere o cameră de respirație la mese și puteți garanta 180 de persoane, deoarece de obicei aveți câteva neprezentări. La sfârșitul prânzului, dacă numărul dvs. final a fost de 176 de persoane, factura dvs. va reflecta în continuare prânzul pentru 180 de persoane, deoarece aceasta a fost garanția dvs. Cu toate acestea, la sfârșitul prânzului, dacă numărul dvs. final de persoane servite este de 200, ar trebui să vă așteptați să plătiți pentru 200, deoarece acesta este numărul de persoane pe care hotelul/Locul le-a servit efectiv, chiar dacă ați garantat doar 180 de persoane.
3. BEO este ceea ce personalul hotelului / locului trăiește în timp ce evenimentul dvs. se întâmplă. Trebuie să revizuiască cu atenție (a se vedea primul glonț de mai sus) și să se asigure că hotelul sau locul de desfășurare a tradus toate nevoile dvs. în mod corespunzător. Dacă există discrepanțe, vor fi soluționate pe baza (ați ghicit-o!), BEO. Asigurați-vă că tot ceea ce personalul hotelului trebuie să știe despre fiecare funcție este listat pe BEO.
4. Oricât de plictisitor ar părea, asigurați-vă că ați programat ora la pre-conferință pentru a revizui fiecare BEO. În detaliu. Indiferent cât de atent le-ați revizuit, există întotdeauna modificări de ultim moment care trebuie comunicate. Ia timp pentru a revizui aceste cu departamentele de hotel corespunzătoare pentru a asigura toate așteptările sunt în aliniere.
5. În timp ce BEOs sunt mini-contracte cu hotelul sau locul de desfășurare, nu omiteți să puneți lucrurile în contractul general pe care îl presupuneți că pot fi puse în BEO. BEOs sunt utilizate numai în scopul utilizării de către dvs. a spațiului de întâlnire și a serviciilor de banchet.
Da, știm că fișierul PDF de 220 de pagini al lui BEO este copleșitor. Da, știm că va dura ore să pieptene prin. Da, știm că va fi nevoie de timp pentru a striga schimbările pe care trebuie să le faceți. Lucrul cheie de reținut este că BEOs sunt ceea ce va face ca evenimentul dvs. să se întâmple de fapt la facilitatea dvs. Ei merită tot timpul necesar pentru a le face bine.