PPM 101: Cum de a crea un proces de admisie de lucru de succes

aportul de lucru – ușa din față

organizația dvs. are o „intrare unică” pentru cererile de proiecte noi? Sau mai degrabă, organizația dvs. are o ușă din față, o ușă laterală, o ușă din spate și multe alte modalități de a primi cereri? Având mai multe moduri de a trimite cereri este o problemă comună pentru multe companii și subliniază necesitatea unui proces standard de admisie a muncii. Fără un proces comun de admisie a muncii, poate fi aproape imposibil să urmăriți toată munca făcută, deoarece nu există o „singură sursă de adevăr”. Chiar mai rău, o mulțime de umbră de lucru poate fi întâmplă în organizație care consumă resurse valoroase timp de proiecte cu prioritate mai mare.

când se înființează organizații de proiect (PMOs), una dintre primele sarcini este de a clarifica modul în care vor fi trimise și revizuite noile solicitări de proiect. Aportul de lucru se referă la procesul de creare a propunerilor de proiecte și obținerea unei decizii go/no-go. Acest proces funcționează adesea împreună cu un proces de idei și un cadru complet de decizie a portofoliului, dar poate fi și independent. Aportul de lucru este o componentă critică pentru definirea portofoliului de proiecte și, prin urmare, se încadrează în etapa ciclului de viață „definiți portofoliul”. Diagrama de mai jos evidențiază aportul de lucru în contextul ciclului de viață al portofoliului.

beneficiile aportului de muncă

există mai multe beneficii pentru crearea unui proces de admisie a muncii, rezumate mai jos:

• claritate organizațională—ajutarea angajaților să înțeleagă modul în care propunerile de proiecte sunt înaintate va duce la o participare mai mare din partea organizației
• eficiență mai mare—înțelegerea clară a procesului de admisie a muncii va duce la o eficiență mai mare în crearea și aprobarea propunerilor și la scurtarea timpului necesar pentru a crea propuneri.
• calitate superioară—clarificarea informațiilor necesare în propunere (și de ce) va duce la propuneri de calitate superioară. De asemenea, va împiedica oamenii să colecteze informații care nu vor fi utilizate.
• o mai mare coerență-instrumentele și șabloanele comune vor oferi propuneri mai coerente, facilitând factorii de decizie să compare și să revizuiască propunerile.
• Control work in progress—WIP) – având procese de admisie a muncii ajută echipa PMO și guvernanță să controleze cantitatea de muncă care intră în portofoliu.

aportul de lucru este un proces fundamental PMO / PPM pe care organizațiile trebuie să îl finalizeze cât mai curând posibil. Organizațiile cu procese bune de admisie a muncii au vizibilitate asupra întregii conducte și proiecte de calitate superioară, cu rate de depunere mai mari.

doriți un demo personalizat? Faceți clic aici

pași pentru crearea unui proces de admisie a muncii

dezvoltarea unui proces de admisie a calității necesită puțin efort, dar este o componentă critică pentru gestionarea portofoliului. Unele dintre etapele de bază pentru crearea unui proces de admisie de lucru sunt prezentate mai jos.

1. rolurile și responsabilitățile documentului: rolurile și responsabilitățile fiecărui participant la proces trebuie documentate și comunicate. Câteva întrebări la care trebuie să se răspundă includ: Cine va scrie propunerea (manager de proiect, analist de afaceri, sponsor executiv)? Ce informații sunt necesare? Ce șabloane trebuie completate? În ce format trebuie prezentate informațiile? Cine va revizui propunerile? Cum vor fi luate deciziile?
2. determinați pragurile propunerii de proiect: în majoritatea cazurilor, organizațiile trebuie să înceapă prin a se concentra pe cererile de proiect (spre deosebire de toate cererile IT care pot fi gestionate în mod obișnuit de un sistem standard de ticketing IT). Acest lucru necesită o definiție a unui proiect (de exemplu, peste un prag de dolar? Peste un prag de efort de resurse? Etc.). Crearea acestor definiții vă va ajuta să vă asigurați că toate solicitările corespund definiției unui proiect.
3. Document workflow: procesul de admisie a muncii nu trebuie să fie complicat, dar trebuie definit un proces standard. Nivelul de detaliu poate crește în timp, dar ajutând participanții să înțeleagă cum să creeze o propunere, cum să prezinte propunerea și cine revizuiește propunerea (și când) sunt toate procese importante care trebuie documentate.
4. identificați instrumentele pentru crearea propunerilor: participanții trebuie să știe dacă există șabloane disponibile (foarte recomandate) pentru crearea unei propuneri. Există sisteme informatice care trebuie utilizate? (de exemplu, SharePoint, portal, sistem de gestionare a portofoliului)? Sistemele dedicate, cum ar fi Acuity PPM, ajută la automatizarea procesului de admisie a lucrărilor de proiect.

factorii de succes ai aportului de muncă

există mai mulți factori de succes de care organizațiile trebuie să țină cont atunci când introduc un proces de admisie a muncii.

• având o singură „ușă din față către organizație”. Orice ambiguitate aici va submina întregul proces de admisie a muncii.
• au roluri și responsabilități clare ale tuturor participanților la procesul de admisie a muncii. Deși procesul nu trebuie să fie complicat, participanții trebuie să înțeleagă rolul lor în proces. Se recomandă o pregătire ușoară.
• clarificați ce informații trebuie trimise. Oamenii sunt pasionați de noile lor idei și vor să facă tot ce pot pentru a le vedea aprobate, chiar dacă acest lucru înseamnă să petreci mult timp colectând informații care nu sunt relevante pentru proces. Ajutarea participanților să înțeleagă ce informații trebuie să colecteze și cum vor fi utilizate va simplifica procesul și îl va face consecvent.
• proprietate proces clar. Un PMO sau o altă echipă trebuie să dețină procesul, să se asigure că funcționează, să ofere instruire și să se asigure că este utilizat corect
• comunicare clară. Echipa care deține procesul trebuie să supra-comunice modul în care funcționează procesul, precum și deciziile luate, în caz contrar, procesul este în pericol de eșec. Procesele de admisie a muncii (la fel ca toate procesele de gestionare a portofoliului) au nevoie de îngrijire și hrănire.
• calendare clare pentru depunerea cererilor și de a face prezentări. Coerența este importantă aici. Există o zi și o oră a săptămânii în care propunerile trebuie trimise spre revizuire? Există o întâlnire permanentă de revizuire în care factorii de decizie vor examina propunerile? Aceste informații trebuie împărtășite pentru a face procesul mai eficient.

valori de admisie a muncii

organizațiile ar trebui să ia în considerare captarea câtorva valori cheie pentru procesul de admisie a Muncii:

• câte cereri de proiect provin de la o anumită organizație (de exemplu, Finanțe, operațiuni, Marketing etc.). Atunci când organizația înțelege de unde provin cererile sale, poate lua măsuri pentru a răspunde mai bine nevoilor acelor organizații interne.
• câte propuneri sunt incomplete?
• câte propuneri vin pe săptămână? Pe lună? Pe sfert? Aceste informații pot informa cât de des trebuie să se întâlnească factorii de decizie și cât timp; de asemenea, poate sprijini procesele anuale de planificare.

fluxul procesului de admisie a muncii

diagrama de mai jos evidențiază o diagramă de flux a procesului de admisie a muncii de bază cu trei pași de bază:

1. creați propunerea – aceștia sunt pașii pe care un inițiator de proiect îi ia pentru a cerceta un concept și a completa Un formular de admisie.
2. revizuirea propunerii-inițiatorul proiectului poate avea nevoie să revizuiască propunerea împreună cu managerul său (dacă este cazul). În caz contrar, un manager de portofoliu/Administrator va revizui propunerile pentru a se asigura că se potrivesc liniilor directoare ale proiectului pentru procesul de admisie. În acest moment, alți membri ai echipei inter-funcționale pot fi rugați să revizuiască și să comenteze propunerea înainte de a merge la o echipă de guvernare.
3. decizia cu privire la propunere – o echipă de guvernanță va revizui propunerea și va lua una dintre cele trei decizii:
   • aproba propunerea – aceasta mută propunerea în următoarea fază a ciclului de viață al proiectului
   • amâna propunerea – propunerea nu avansează în prezent, dar va rămâne pe o listă de supraveghere pentru o eventuală implementare viitoare.
   • anulați propunerea – propunerea nu avansează și nu se mai lucrează.

toate deciziile luate de echipa de guvernare trebuie comunicate inițiatorului proiectului și înregistrate într-un jurnal central sau într-un software de gestionare a portofoliului.

dezvoltarea unei propuneri de proiect (formular de admisie a muncii)

trebuie acordată o atenție deosebită creării unei forme bune de admisie. Tentația este de a solicita o mulțime de informații care trebuie completate înainte ca propunerea să fie revizuită. Fiecare organizație trebuie să determine cantitatea minimă de informații importante pentru a lua o decizie, altfel se poate petrece timp inutil colectând date care nu sunt utilizate. (Amintiți-vă: informațiile colectate, dar neutilizate, reprezintă o scurgere organizațională a resurselor). Exemplele de mai jos reprezintă tipurile de informații care pot fi colectate pe un formular de admisie a muncii (nu susținem utilizarea tuturor acestora decât dacă este necesar). Proiectele interne au adesea o componentă digitală / IT sau o cerere de îmbunătățire a proceselor. Informațiile exemplu pentru proiecte cu care se confruntă externe sunt orientate spre produs.

Exemple de informații colectate pentru proiecte interne

• numele inițiatorului
• numele sponsorului
• oportunitate/problemă
• starea actuală/contextul
• propunere
• obiective/țintă
• riscuri
• cost și beneficiu estimat
• Data necesară
• părțile interesate afectate

exemple de informații colectate pentru proiecte externe

• obiectiv de afaceri
• definiția pieței
• tendințe/perspective ale pieței
• peisaj competitiv
• client țintă
• nevoile clienților
• concurență produse
• descrierea produsului
• poziționarea produsului
• resurse necesare
• fezabilitate/riscuri
• cost/beneficiu financiar

aportul de lucru și Agile

există o concepție greșită comună că practicile Agile nu funcționează bine cu gestionarea portofoliului. Opinia noastră este că metodologia Agile poate funcționa în continuare cu procesele standard de gestionare a portofoliului. Faptul este că, înainte de începerea lucrărilor de proiect, echipa de guvernanță a portofoliului ar trebui să evalueze cererile de proiecte și să aprobe proiecte care sunt în aliniere cu obiectivele strategice. Indiferent dacă o organizație practică waterfall, agile sau un hibrid, cererile de proiect ar trebui să fie evaluate înainte de începerea lucrărilor. Agile este pur și simplu o metodologie pentru livrarea iterativă a valorii (în timpul executării proiectului); nu intră în conflict cu procesele standard de gestionare a portofoliului.

rezumat

aportul de lucru este un proces fundamental PMO / PPM pe care organizațiile trebuie să îl finalizeze cât mai curând posibil. Organizațiile cu un proces bun de aprobare a aportului au o vizibilitate mai bună a întregii conducte și a proiectelor de calitate superioară, cu rate de depunere mai mari. Toate acestea se traduc într-un portofoliu de proiecte sănătos, care necesită apoi o prioritizare bună. Odată ce acest proces este stabilit și funcționează bine, ar trebui luat în considerare un cadru complet de guvernanță a portofoliului. Acuity PPM oferă un modul de admisie a muncii pentru organizații pentru a-și gestiona mai bine procesul de admisie a muncii.

dacă aveți întrebări despre cum să dezvoltați un proces de admisie a muncii sau aveți nevoie de ajutor de specialitate, contactați-ne astăzi.