veți face erori contabile din când în când, astfel încât să știți cum să detectați aceste probleme este o abilitate importantă de dezvoltat indiferent de aplicația software de contabilitate pe care o utilizați în afacerea dvs. mică. Veți putea detecta multe erori examinând soldul de încercare al companiei dvs.
cu toate acestea, veți constata că nu toate erorile contabile afectează soldul de încercare. Din acest motiv, este important să aflați despre aceste tipuri de erori contabile, astfel încât să le puteți găsi și corecta. Trebuie să rețineți că aceste tipuri de erori sunt cele mai dificil de identificat și rezolvat.
omisiune
o eroare de omisiune apare atunci când o tranzacție este complet omisă din registrele companiei dvs. Este posibil să uitați să introduceți o tranzacție de cheltuieli sau să introduceți vânzarea unui produs sau serviciu. Aceste tranzacții sunt dificil de detectat. Prin urmare, trebuie să vă asigurați că aveți o rutină solidă pentru a intra în timp util în aceste tranzacții.
cel mai frecvent motiv pentru care aceste tranzacții nu sunt introduse este că documentația (cum ar fi factura unui furnizor) se pierde. Este mai puțin probabil să pierdeți sau să rătăciți aceste documente justificative dacă le introduceți în timp util în sistemul software de contabilitate cât mai curând posibil.
inversare
o eroare de inversare apare atunci când o tranzacție care ar fi trebuit să fie postată ca debit este postată ca credit. De exemplu, puteți introduce o factură ca plată sau rambursare. Nu veți observa această eroare în soldul de încercare, deoarece soldul de încercare va fi în continuare în echilibru.
principiul
o eroare de principiu apare atunci când dvs. sau contabilul dvs. aplicați în mod greșit un principiu contabil. Puteți cheltui active care ar trebui înregistrate ca active. Activele și cheltuielile sunt ambele înregistrate în cărți ca debite, deci aceasta este o eroare tehnică.
comision
apare o eroare de comision introduceți o tranzacție la clasa corectă, dar Registrul filială greșit. De exemplu, veți comite această eroare dacă aplicați o plată la factura greșită. Soldul dvs. de încercare va afișa suma corectă datorată de un client, dar registrele subsidiare ale clientului dvs. individual vor fi incorecte.
intrare filială
o eroare de intrare filială apare atunci când se face o eroare la introducerea unei tranzacții. De exemplu, dacă împrumutați un client 5.000 USD, dar introduceți doar 500 USD ca împrumut și retragere de 500 USD din contul dvs. de numerar, atunci veți constata că această eroare este transportată în soldul dvs. de încercare. Soldul dvs. de încercare va fi corect.
cea mai comună metodă de detectare a acestor erori este de a efectua reconcilieri contabile. Continuând cu exemplul anterior, ați detecta această eroare atunci când ați efectuat reconcilierile bancare. V-ar găsi că v-ar fi scurt 4.500 dolari de numerar în contul dvs. bancar, și apoi ar fi capabil de a corecta eroarea.
prevenire
va trebui să dezvoltați controale și procese interne bune pentru a detecta erorile. De exemplu, veți dori să vă asigurați că toate formularele dvs. sunt consecvente, astfel încât angajații să intre într-o rutină atunci când introduc informații în software-ul dvs. de contabilitate. De asemenea, veți dori să vă asigurați că aveți suficient personal pentru a putea gestiona volumul de muncă. Personalul insuficient va duce la oboseala angajaților, ceea ce va duce la oboseala lucrătorilor, munca grăbită și mai multe erori contabile.
detecție
în timp ce veți dori să dezvoltați metode de prevenire a erorilor ori de câte ori este posibil, Erorile enumerate mai sus se vor întâmpla din când în când. Nu puteți împiedica toate erorile să se întâmple. Ar trebui să efectuați diverse reconcilieri la sfârșitul lunii și al anului pentru a detecta multe erori, astfel încât acestea să poată fi corectate.
reconcilierile bancare, de exemplu, ar trebui efectuate lunar. Activele fixe pot fi reconciliate numai anual, astfel încât să vă puteți asigura că ați rezervat suma corectă a cheltuielilor cu amortizarea.
veți găsi că dacă căutați modalități de a preveni erorile și aveți o rutină de a efectua recenzii și reconcilieri ale înregistrărilor dvs. contabile, afacerea dvs. va funcționa fără probleme și veți reduce numărul erorilor dvs. contabile.