Tipuri de rapoarte de afaceri în comunicarea de afaceri

tipuri de rapoarte de afaceri în comunicarea de afaceri

rapoartele de afaceri sunt clasificate pe mai multe baze. Astfel de tipuri de rapoarte de afaceri sunt explicate pe scurt.

rapoarte pe baza importanței sau frecvenței

rapoartele sunt clasificate în două tipuri. Sunt rapoarte obișnuite sau de rutină și rapoarte speciale.

1. Raport ordinar sau de rutină

rapoartele ordinare sunt pregătite și prezentate directorului general la intervale specifice sau următoarei persoane autorizate din rutina de afaceri. Rapoartele se depun zilnic, săptămânal, săptămânal, lunar, trimestrial, bianual sau anual. Acest tip de raport conține simpla declarație de fapte în detaliu, fără nici o opinie sau recomandare a reporterului.

exemple pentru rapoartele de rutină sunt raportul directorilor la Adunarea Generală Anuală, raportul auditorului la Adunarea Generală Anuală, raportul de vânzări, raportul de producție și altele asemenea.

2. Raport Special

acest tip de raport este pregătit și prezentat în fața conducerii superioare la cerere specifică. De obicei, conține opiniile sau recomandările reporterului cu ajutorul faptelor și argumentelor. Exemple pentru raportul special sunt deschiderea sucursalei, introducerea unui nou produs, Îmbunătățirea calității sau schimbarea formei sau dimensiunii produsului și altele asemenea.

rapoarte pe baza formalităților legale

rapoartele sunt clasificate în două tipuri. Ele sunt un raport formal și un raport informal.

1. Raportul Formal

raportul Formal este pregătit într-un format prescris și prezentat autorității competente într-o procedură stabilită. Rapoarte prezentate de funcționari sau comitete ale organismelor constituite (exemplu: societăți comerciale, Cooperative, organisme locale etc.) sunt de obicei raport formal.

2. Raportul Informal

raportul Informal este pregătit într-un format de comoditate a reporterului și prezentat direct în fața persoanei solicitate ca și când a cerut. Un raport informal este prezentat sub formă de scrisoare sau memorandum. În general, aceasta ia forma unei comunicări de la persoană la persoană.

rapoartele formale sunt clasificate în două tipuri. Acestea sunt Raport statutar și raport non-statutar.

rapoarte pe baza funcției

rapoartele sunt clasificate pe baza funcției în două tipuri. Ele sunt informative și interpretative.

1. Raport informativ

un raport informativ este pregătit și prezentat cu ajutorul informațiilor disponibile la maximum cu privire la o problemă sau situație.

2. Raport interpretativ

un raport interpretativ nu conține doar faptele, opiniile și opiniile reporterilor și ale altora, ci include și cauzele unei probleme sau a unui eveniment și măsurile de remediere necesare cu recomandări.

rapoarte pe baza reuniunilor

ori de câte ori o întâlnire este organizată în orice organizație de afaceri, un raport este pregătit de secretar sau de orice altă persoană despre procedurile întâlnirii. Astfel de rapoarte sunt clasificate în două tipuri. Acestea sunt raportul Verbation și raportul rezumate.

1. Rapoarte verbale

un raport verbal este o înregistrare completă cuvânt cu cuvânt a tuturor discuțiilor făcute la o întâlnire. De exemplu, numirea unui Auditor. O rezoluție este adoptată în cadrul ședinței. De asemenea, directorii sunt numiți, iar remunerația și avantajele personalului cheie sunt stabilite prin adoptarea unei rezoluții. În acest caz, se întocmește un raport prin includerea înregistrării verbale a rezoluțiilor adoptate cu numele propunătorilor și detașatorilor, modul de vot și rezultatele.

cu toate acestea, raportul verbal nu trebuie confundat cu procesul-verbal al reuniunii, care este procesul-verbal oficial al procedurii și deciziile luate în cadrul reuniunii.

2. Raport Rezumat

un raport rezumat este pregătit cu ajutorul detaliilor esențiale discutate în cadrul reuniunii. Acest tip de raport este pregătit pentru a fi trimis presei sau acționarilor societății sau membrilor instituției.

rapoarte pe baza naturii subiectului tratat

în raport sunt incluse următoarele rapoarte care sunt clasificate pe baza naturii subiectului tratat.

1. Raport de rezolvare a problemelor

o problemă poate apărea în oricare dintre departamente sau în întreaga organizație. Prin urmare, conducerea superioară poate căuta un raport pentru rezolvarea problemei. Când, reporterul colectează diverse informații pentru a găsi cauzele unei astfel de probleme. Mai mult, raportul este încheiat cu modalitățile de rezolvare a problemei. Acest tip de raport se numește raport de rezolvare a problemelor.

2. Raport de constatare a faptelor

o mașină poate fi defalcare în incinta fabricii. Uneori, poate exista o rivalitate între cele două grupuri de muncitori. Acum, conducerea vrea să știe motivul real pentru defalcarea mașinii și ciocnirea grupului între muncitori. În acest caz, reporterul analiza incidentul prin investigații detaliate și pentru a găsi adevărul. În cele din urmă, reporterul prezintă faptele în formularul de raport în fața conducerii superioare.

3. Raport de performanță

organizația de afaceri dorește să cunoască periodic performanța fiecărui departament sau performanța unei sucursale sau performanța angajatului nou numit sau performanța angajaților existenți pentru promovare, transfer și altele asemenea. Conducerea nu este în măsură să ia o decizie fără să cunoască performanța. Prin urmare, un reporter este rugat să pregătească raportul de performanță pentru oricare dintre motivele menționate mai sus.

4. Raport tehnic

există o mulțime de schimbări făcute în tehnologie. Ori de câte ori o companie este de gând să introducă proces mecanic în loc de proces manual, nivelul de tehnologie necesare evaluate. Uneori, un design poate fi schimbat în produsul existent, dacă da, ar trebui adoptată cea mai recentă tehnologie. În acest caz, un raport detaliat este esențial pentru managementul de vârf pentru luarea unei decizii. Acest tip de raport se numește raport tehnic.

Rapoartele comitetelor sau subcomitetelor

comitetele sau subcomitetele sunt formate de conducerea superioară pentru a pregăti raportul cu privire la oricare dintre probleme. Următoarele sunt incluse în rapoartele comitetului sau Subcomitetului.

1. Raportul Comitetului permanent
2. Raportul Comitetului Adhoc
3. raportul minorităților
4. raport majoritar

1. Raportul Comitetului permanent

comitetele permanente sunt de natură permanentă și sunt încredințate să se ocupe de unele aspecte continue ale organizației de afaceri.

de exemplu: Finanțe, performanța angajaților, performanța departamentelor etc. Aceste chestiuni sunt urmărite în permanență de Comitetul permanent și prezintă raportul la intervale frecvente.

2. Raportul Comitetului special sau adhoc

comitetele speciale sau adhoc sunt numite pentru a se ocupa de investigații speciale și sunt dizolvate de îndată ce prezentarea raportului. Prin urmare, viața Comitetului special este temporară.

de exemplu: incendiu sau Accident produs în incinta fabricii. Cauzele de incendiu sau accident sunt afla prin formarea Comisiei speciale.

3. Minority Report

comitetele sau subcomitetele sunt numite să prezinte raportul pe baza investigației subiectului special. În general, trei membri sunt selectați pentru a forma un comitet sau subcomitet. Un membru este președintele unei astfel de comisii sau subcomisii.

dacă membrii au opinii sau opinii diferite asupra subiectului tratat, membrul disident poate adăuga notele de disidență sau poate prezenta un raport separat. Un astfel de raport este denumit raport minoritar. Chiar dacă, membrii disidenței trebuie să semneze raportul majorității cu notă de disidență.

4. Raportul majorității

în general, toți membrii comitetului sau Subcomisiei, inclusiv Președintele, au o opinie unanimă între ei. În acest caz, un singur raport este pregătit și prezentat organismului responsabil. Dacă nu, membrii majoritari ai comitetului sau Subcomitetului au opinii diferite față de membrii minorităților. În acest caz, membrii majorității vor prezenta un raport în fața organismului responsabil. Un astfel de raport este denumit raport majoritar.