den här artikeln uppdaterades den 2 februari 2016
som administratör faller det vanligtvis på dig att hålla kontoret igång så effektivt som möjligt. Men när du kombinerar ett team av människor med olika personligheter, olika delar av kontorsutrustning och mjukvaruverktyg, och en aldrig sinande lista över distraktioner, kan Office management få lite knepigt ibland. Men allt detta kaos borde inte stoppa dig. Det borde faktiskt vara motivation att få och hålla ditt kontor i form!
Om du vill bli en bättre kontorschef och utveckla dina lednings-och ledarskapsförmågor, här är några tips för kontorshantering för att hålla sakerna smidiga.
1. Vässa dina kommunikationsförmåga. Att vara en effektiv kommunikatör är avgörande för allt du gör som assistent, och det expanderar när du går in i en ledningsroll. Du måste kunna leda möten, gå in för din chef och representera din chef vid offentliga funktioner. Du måste också utveckla och polera dina offentliga talförmåga. Om du inte är bekväm att göra något av dessa saker, borsta upp dina färdigheter! Delta i nätverksevenemang, följa med honom eller henne till deras nästa talande engagemang eller konferens, och frivilligt att presentera något vid nästa kontorsmöte. Hitta sätt att öva varje chans du får. Alla dessa saker hjälper dig att bli en bättre kommunikatör!
2. Arbeta på din personal ledningskompetens. Att lära sig att hantera människor skiljer sig mycket från att hantera projekt eller uppgifter. Det kräver mer tålamod och förståelse. Och det hjälper om du vet lite om personlighetstyper och hur de påverkar hur människor arbetar och kommunicerar. Om du inte är en naturlig nätverkare, gör en poäng för att lära dig en ny sak om varje person du interagerar med dagligen. Detta hjälper dig att bygga relationer och få en bättre förståelse för varje persons unika förmågor och bidrag till laget.
3. Var en innovativ tänkare. Att vara en effektiv kontorschef kräver lite innovativt tänkande, särskilt när det gäller problemlösning. Som chef kommer det att finnas situationer (och ibland människor) som du inte kan kontrollera, liksom utmaningar som du behöver övervinna. Även om det är lätt att bli stressad och frustrerad i dessa situationer, är det bättre alternativet att närma sig dem med en innovativ tankegång. Du behöver inte vara en ”kreativ typ” för att utveckla dina innovativa tänkande färdigheter. Omge dig med innovativa tänkare. Läs så mycket du kan – artiklar, böcker, nyhetsbrev! Lyssna på podcasts eller ljudkurser under din pendling. Som kontorschef är det viktigt att ständigt utsätta oss för nya ideer, metoder och branschtrender om vi vill utmärka oss. De nya ideer och koncept du tänker på kommer att påverka hur du gör ditt jobb positivt!
4. Utveckla ditt affärsmannaskap. Som kontorschef är det viktigt att du förstår hur varje aspekt av ditt företag fungerar och din roll i det. Du måste förstå hur ditt företag tjänar pengar och var du kan påverka bottenlinjen. Att vara affärskunnig hjälper till att förbättra din förmåga att fatta bra bedömningar och snabba beslut varje dag. Som den person som ansvarar för att hålla kontorsverksamheten flyter smidigt, det är ditt jobb att hålla informationsflödet och projekt framåt. Ju mer du vet om hur ett företag driver, och krångligheter i ditt företag i synnerhet, desto mer framgångsrik kommer du att vara i din roll!
5. Fortsätt din utbildning och professionell utveckling. De bästa kontorscheferna slutar aldrig lära sig, växa och utöka sin kunskapsbas. Håll koll på tekniken. Gör professionell utveckling till en del av din månatliga strategiska karriärplan så att den är konsekvent och planerad i god tid. Det finns många saker du kan göra som är gratis och låg avgift om du letar efter dem. Fortsätt lära-det är en del av ditt ansvar som chef!
oavsett om du är den inofficiella Office manager eller det är en del av din titel, polering dina ledningskompetens kommer att hjälpa dig att bli mer framgångsrik och effektiv i varje aspekt av din admin karriär. Dina kollegor kommer att märka det. Din chef kommer att uppskatta det. Och du kommer att erkännas som den väl avrundade, kompetenta, innovativa kontorschefen som du är!
2016 Julie Perrine International, LLC
hur man använder den här artikeln i ditt nyhetsbrev eller hemsida
Vill du använda den här artikeln i ditt nyhetsbrev, ezine eller hemsida? Du kan — precis så länge du inkluderar denna kompletta blurb med det:
Julie Perrine, CAP-OM, är grundare och VD för All Things Admin, som tillhandahåller utbildning, mentorskap och resurser för administrativa proffs över hela världen. Julie tillämpar sin administrativa expertis och passion för livslångt lärande för att fungera som en entusiastisk mentor, talare och författare som utbildar administratörer runt om i världen om hur man blir effektivare varje dag. Läs mer om Julies böcker — den innovativa Admin: Släpp loss kraften i Innovation i din administrativa karriär och organiserad Admin: utnyttja din unika organisera stil för att skapa system, minska överväldiga, och öka produktiviteten. Och begär din gratis kopia av vår specialrapport ”från reaktiv till proaktiv: skapa din strategiska administrativa karriärplan” på www.AllThingsAdmin.com.