Tilldelning: använd dokumentkoppling / datorprogram för Chefer

För den här uppgiften skapar du ett Word-dokument som är mail sammanfogat med en Excel-kundkontakttabell. Dokumentkoppling kan användas för att skapa bulketiketter, brev, kuvert och e-post. Du kommer att skapa brev att skicka med nyhetsbrevet du tidigare redigerat. Följ anvisningarna nedan och skicka sedan in ditt uppdrag. Om du fastnar i ett steg, granska den här modulen och fråga dina klasskamrater om hjälp i diskussionsforumet.

Du har fått i uppdrag att skicka nyhetsbrevet du tidigare skapat till kunder hos Rowan Retail. För att utföra denna uppgift måste du slå samman kundkontaktinformationen i Excel-filen med ett Word-dokument för att göra adressetiketter. Följ dessa steg för att utföra uppgiften.

det första steget är att ladda ner Excel-filen för kundkontakt och spara den i Rowan-mappen på skrivbordet.
Öppna Word och skapa ett nytt dokument genom att klicka på alternativet tomt dokument i fönstret.
spara dokumentet med Spara som och byt namn på dokumentet till BA132_LastName_MailMerge.docx, ersätter ”efternamn” med ditt eget efternamn. (Exempel: BA132_Hywater_MailMerge)
välj fliken utskick och sedan knappen Starta dokumentkoppling och välj guiden steg-för-steg dokumentkoppling.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. Det finns tre gröna pilar på dokumentet, den första pilen visar att fliken utskick i menyfliksområdet har valts. Den andra pilen pekar på knappen Start Mail merge och den tredje pekar på knappen steg för steg Mail merge wizard.

Klicka på länken Nästa: starta dokument i menyn dokumentkoppling.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet och det finns en grön ruta som markerar var den finns. En grön pil pekar på alternativet för att gå till nästa Startdokument.

Du kommer att skapa brev för de kontakter som kommer att få nyhetsbrevet, så lämna dokumenttypen i bokstäver och klicka på länken Nästa: Välj mottagare.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. En grön pil pekar på alternativet för att gå till nästa: Välj mottagare knapp.

du har redan en fil med en kontaktlista. Lämna markeringen använd en befintlig lista markerad och klicka på länken Bläddra. Detta öppnar en dialogruta för din dator.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. En grön pil pekar på alternativet att använda en befintlig lista och en annan grön pil pekar på knappen för att bläddra.

Välj rätt mapp och bläddra igenom filerna tills du hittar Rowan Retail kundkontakter.XLSX-fil. Dubbelklicka antingen på filen eller välj den och klicka på Öppna-knappen.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. En dialogruta Välj datakälla har öppnats framför word-dokumentet. Det finns två gröna pilar i file finder, en pekar på den valda datakällan och den andra pekar på alternativet att öppna filen.

ett annat dialogfönster öppnas som låter dig välja de olika flikarna i Excel-filen. Kundkontaktdata$ är den du vill ha. Dubbelklicka antingen på filen eller välj den och klicka på Öppna-knappen. Obs!: lämna rutan markerad eftersom datafilens första rad är en rubrikrad.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. En dialogruta Välj tabell har öppnats med tre gröna pilar som markerar olika funktioner. Den första pilen pekar på vilken tabell som ska väljas. Den andra pilen pekar på en kryssruta som anger första raden med data innehåller kolumnrubriker och den tredje pekar på ok-knappen för att acceptera ändringar.

när du har klickat på OK-knappen visas en sista dialogruta. Den visar alla kontakter i filen. Hitta Richard Castle och Britney Spears och avmarkera deras rutor. De behöver inte ett nyhetsbrev. Klicka nu på OK-knappen och sedan på Nästa: Skriv din brevlänk.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. En grön pil pekar på alternativet att gå till nästa: Skriv ditt brev. En annan grön pil pekar på ok-knappen. En dialogruta för mottagare av dokumentkoppling har också öppnats framför det tomma word-dokumentet.

börja nu skriva brevet genom att först placera markören på dokumentsidan där du vill ha adressen. Klicka på alternativet adressblock från guiden eller menyfliksknappen, välj namnstilen och klicka sedan på OK.

ett tomt Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. I menyn Koppla dokument visar en grön ruta att adressblocket har valts. På fliken utskick under menyfliksområdet finns också en grön ruta som markerar alternativet adressblock. En dialogruta för infoga adressblock har öppnats och en grön pil pekar på ett av namnen i adressblocket. En andra grön pil pekar på ok-knappen.

placera sedan markören där du vill att hälsningen ska vara i brevet. Välj Hälsningslinjen från guiden eller menyfliksknappen, bestäm hälsningsstilen och klicka på OK-knappen.

ett Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. I menyn Koppla dokument visar en grön ruta att hälsningsraden har valts. På fliken utskick under menyfliksområdet finns det också en grön ruta som markerar alternativet hälsningslinje. En dialogruta för infoga hälsning har öppnats och en grön pil pekar på ok-knappen. En grön ruta på dokumentet är öppen som visar var hälsningsraden kommer att infogas.

klistra in följande text för att fungera som ditt brev.

bifogat är kvartalsvis nyhetsbrev för Rowan Retail. Vänligen njut av informationen där och var särskilt uppmärksam på datumen för specialförsäljningen i sommar. Om du har några frågor eller funderingar, kontakta oss så snart som möjligt.

Stäng brevet med” uppriktigt ” och sedan ditt namn. Spara ditt arbete och klicka sedan på Nästa: förhandsgranska dina brev.

ett Microsoft Word-dokument är öppet. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. Det finns två gröna rutor som markerar sidan, en visar var innehållet i brevet går och den andra visar var Spara-knappen finns i Microsoft Word. En grön pil pekar på nästa: förhandsgranska dina bokstäver alternativ.

bläddra igenom bokstäverna genom att klicka på pilarna. Du borde sakna Britney Spears och Richard Castle i mottagarna. Klicka nu på Nästa: Slutför sammanslagningen.

ett Microsoft Word-dokument är öppet med ett brev på det. En kopplingsmeny har öppnats till höger om dokumentet. Det finns tre gröna pilar på sidan, den första visar var knappen Slutför och sammanfoga är. Den andra pilen pekar på var mottagarnumret finns och den tredje pilen pekar på Nästa: Slutför den här sammanfogningsknappen.

din sammanslagna e-postfil är nu klar! Spara filen en gång, denna gång som en PDF (använd .PDF-filtillägg) och skicka PDF-filen till Canvas.

Lämna ett svar Avbryt svar