hur man genomför en exit intervju

någon sätta i sin uppsägning meddelande. Hoo boy. Så här gör du en utgångsintervju som är användbar, graciös och uppriktig.

” hur man genomför en exit intervju?”Jag blev nyligen frågad detta av en verkställande som är en 1:1 ledarskapscoaching-klient av mig. Han blev VD för sitt företag för bara en månad sedan, och det var första gången någon hade avgått sedan han hade antagit sin nya roll.

”Grattis” var det första jag sa till honom. Och nej, jag var inte facetisk. Medan någon som avgår kanske inte verkar som ett ögonblick som är värd ”grattis”, är det en viktig milstolpe att notera. När någon lämnar, du skickar ett meddelande om hur du vill behandla alla på ditt företag – inte bara de människor som går.

dessutom är en utgångsintervju en unik chans att förstå ditt team och ditt företag på en närmare nivå: vem vet bättre vad som kan förbättras i din organisation än en person som väljer att lämna den?

frågan är: Hur man genomför en exit intervju som faktiskt framkallar en uppriktig perspektiv från den person som lämnar? En som faktiskt är genomsyrad av djup reflektion och inte kommer från en reaktionär rädsla för att ”säga fel sak” eller bränna broar. baserat på samtal med hundratals chefer och chefer som jag har coachat både formellt och informellt, och den forskning vi har gjort specifikt om exit interview best practices, så här gör du en exit interview.

vet syftet – för dig själv och för ditt företag.

en utgångsintervju är inte ett förhör. Det är inte heller en ventilationssession. Det är en möjlighet att få en korrekt bild av någons erfarenhet i ditt team – och vad du och företaget kan göra bättre. Det är inte dags att ta dem att lämna personligen. Det är ett ögonblick av reflektion och insikt i hur mycket bättre saker kan vara.

Ställ in det rätt: före tid och med tydlighet.

När personen har avgått, låt dem veta att du vill hålla en exit intervju med så mycket tid i förväg. Förklara syftet i förväg, tydligt: Diskussionen handlar om att lära sig om deras erfarenheter på företaget, så att företaget kan bli bättre i framtiden, för nuvarande och framtida anställda. Dela att du planerar att införliva deras feedback i att förändra saker framöver. Betona att du är otroligt uppskattande de är villiga att ta sig tid att vara öppen med dig och ge dig sin tid. Jag rekommenderar att du lägger åt sidan minst en timme och upp till 90 minuter för konversationen så att den inte känns rusad.

Håll utgångsintervjun en-mot-en.

När du funderar på hur man genomför en utgångsintervju är det viktigt att hålla den en-mot-en. Medan du kanske vill ha HR och / eller en ledarskapsmedlem där, är en panel-stil exit intervju skrämmande. Dessutom är det idealiskt att genomföra utgångsintervjun antingen personligen eller via telefon. En personlig utgångsintervju hjälper till att skapa rapport eftersom de kan se ditt kroppsspråk och se dig i ögonen. Men att prata via telefon kan göra det lättare för någon att vara ärlig och lindra trycket att behöva ge ett ”perfekt” svar eftersom vissa människor blir mer nervösa med en personlig konversation. Båda är faktorer att väga när man bestämmer det exakta formatet för en-mot-en.

välj en person som är mest rättvis och effektiv för att genomföra den.

de flesta företag har sin HR-avdelning genomför utgångsintervjun, men det är vanligtvis sant för större företag. För mindre företag bör personen som genomför utgångsintervjun vara två saker: (1) de borde vara på samma sida med dig och ledningsgruppen om vad målen för utgångsintervjun är, vilka frågor du ska ställa och tonen att fastställa under konversationen. (2) viktigast av allt, den person som utför exit intervjun bör uppfattas av den person som lämnar som den mest rättvisa, effektiv person att genomföra intervjun. Du försöker maximera ärlighet och rättvisa – och det kommer bara om personen som genomför intervjun är någon som intervjuaren litar på, och någon som du litar på att vidarebefordra informationen väl. På grund av detta vill du vanligtvis inte att personens direkta handledare ska genomföra utgångsintervjun, utan personen som är ett steg över sin direkta handledare. Detta ger lite utrymme för den intervjuade att tala mer fritt om sin relation med sin handledare. Och det visar också att du tar konversationen på allvar och vill agera och följa upp effektivt (vilket är svårare att tro om personen som utför utgångsintervjun till exempel är en medarbetare eller personens direkta handledare).

ge det 30 eller 90 dagar för att få ett ärligt perspektiv.

experter går fram och tillbaka när de ska genomföra utgångsintervjun. Vissa människor rekommenderar att du gör det ungefär en månad eller några veckor innan personen lämnar eftersom personen fortfarande är engagerad i sin roll. Jag tenderar att tänka motsatsen (och har hittat med dina Teamkunder som vi arbetar med för att vara fallet): försök att hålla utgångsintervjun en månad eller så efter att personen har lämnat positionen, så det finns mindre tryck för att ge sockerbelagda svar. En månad efter är de mer avslappnade och de är mer benägna att vara uppriktiga med dig om varför de lämnade och hur ditt företag kan förbättras.

Ställ frågor utöver det förväntade, ” Varför lämnade du?”

försök ställa dessa frågor som de flesta chefer förbiser under din utgångsintervju:

• vad skulle du säga var den största anledningen till att du lämnade företaget?
• medan du bestämde dig mellan att stanna eller lämna företaget, vilka var några av de största faktorerna du vägde i ditt beslut?
• vad uppskattade du mest när du arbetade på företaget?
• vad var några av dina största frustrationspunkter när du var på företaget?
• Om du började på företaget igen, vad kan vara en sak du önskar att företaget skulle ha hanterat annorlunda?
• på vilket sätt var förhållandet med din chef till hjälp?
• på vilket sätt var förhållandet med din chef frustrerande eller irriterande?
• Vem är du mest tacksam för att ha arbetat med när du är på företaget?
• vilka råd skulle du ge till ledningsgruppen om att göra företaget bättre?
• vad var det största gapet mellan vad du observerade var företagets avsikt, jämfört med vad som visades i verkligheten?
• var tror du att företaget har störst möjlighet att bli bättre?
• Vad ska vi leta efter i nästa person vi anställer för din roll?
• som nu en” alun ” av företaget, vad kan företaget göra – om något – för att stödja din karriärutveckling?
• finns det något annat du tycker att vi borde veta för att förbättra företaget för nuvarande och framtida anställda?

kalibrera din reaktion under utgångsintervjun.

försvara inte. Böj inte av. Försök inte lösa problemet just nu. Lyssna, var uppskattande och tacka dem för deras uppriktighet. Ditt mål är att skapa en miljö som gör det så säkert som möjligt för dem att vara ärliga. Ju mer ärliga de är, desto mer lär du dig vad som kommer att vara till nytta för företaget.

skapa konsistens.

ju större ditt lag blir, desto mer sannolikt kommer att ha exit intervjuer hända. Det är en naturlig biprodukt av skalan. Som ett resultat skulle jag rekommendera att skapa en konsekvent process för hur man genomför exitintervjuer. När du har en enhetlig serie frågor att ställa och avsiktlig struktur till intervjuerna, om/när någon lämnar igen, har du en liknande uppsättning data att jämföra anteckningar med.

naturligtvis finns det ingen magisk this-works-for-everyone-strategi för hur man genomför en utgångsintervju. Faktiskt, de kan massivt slå tillbaka om du helt enkelt sitter på den information du får från dem, eller om du blir alltför defensiv under dem. Snarare, se en exit intervju som ett verktyg, när de används på rätt sätt, kan markera en fredlig och graciös övergång för både dig och den person som lämnar.

Kom ihåg: Grattis. Någon som lämnar är en möjlighet, om du väljer att se det som sådant.

bisexuell vill du ha en hand med de andra ansvarsområden du möter som chef? Då vill du kolla in ditt Team. Vår programvara hjälper dig att spika grunden för ledarskap: Vi hjälper dig att köra effektiva en-mot-en möten, få ärlig feedback, dela team framsteg, och bygga team rapport. Försök känna ditt Team gratis, själv, idag.

du kan också njuta av att läsa…

• 
• 
• 
•