lagarbete gör drömmen arbete är ett populärt talesätt. Men det är en känsla som ofta är lättare sagt än gjort, särskilt när det gäller samarbete mellan team.
När team arbetar över funktioner, eller med partners eller kunder, finns det extra komplexitet i att hantera människor utanför ditt vanliga team. Det finns ofta motstridiga arbetssätt och olika kunskapsnivåer med tvärsamarbete. Dessa testar snabbt gränserna för vanliga samarbetsverktyg och processer som används i ditt team.
Så, hur förbättrar du samarbetet mellan Team? Vi kontaktade flera samarbetsexperter inom ett antal branscher för att svara på denna brinnande fråga. Läs vidare för att se de intressanta tips de delade om ämnet.
- förbättra samarbete mellan Team: råd från experter
- skapa viktiga resultatindikatorer.
- upprätta en centraliserad kommunikationsmetod.
- var tydlig på vilka uppgifter som kräver samarbete (och vilka inte).
- ta med teknik i bilden.
- verkar inte få dina lag synkroniserade? Se till att de har ett centralt nav för alla sina samarbetsaktiviteter med Glasscubes, en omfattande SaaS-lösning skräddarsydd för små och medelstora företag.
- skapa en lagcharter.
- informera teamet när arbetet är klart.
- har teammedlemmar dela sitt arbete.
- fokusera på det positiva under konflikten.
- Dela framsteg med intressenter.
- se till att alla teammedlemmar vet hur och var de passar in.
- ge Team tid och resurser att brainstorma, experimentera och misslyckas.
- använd teambuilding-aktiviteter för att bygga enhet.
- 3 sätt att förbättra samarbetet med hjälp av onlineverktyg
- införliva verktygen i ditt arbetsflöde.
- uppmuntra användning av de onlineverktyg du distribuerar.
- använd dina samarbetsverktyg för roliga aktiviteter.
- möjliggör korssamarbete mellan avdelningar, team och andra intressenter med Glasscubes.
förbättra samarbete mellan Team: råd från experter
skapa viktiga resultatindikatorer.
” som marknadschef kände jag mig en gång som att jag delvis var ansvarig för hur de ledningar jag hjälpte till att generera tappades av säljteamet. Strategin att vara mer konstruktiv om problemet visade sig vara några tydliga nyckeltal, eller nyckeltal, att båda lagen kunde komma överens om att höll oss båda ansvariga för ’vår sida av gatan.’
”på det sättet, varje månad, checkade båda lagen in och rapporterade om de handfulla siffrorna de var ansvariga för. Ibland var vi tvungna att erkänna att våra siffror inte var så stora, och ibland var de tvungna att erkänna att de inte var det. med tydlighet kring vem som är ansvarig för vad, tydliga incheckningstider och specifika mål är samarbete mellan team mycket mer produktivt.”
Tim Brown, marknadschef på Hook Agency
Följ @timbrownmpls
upprätta en centraliserad kommunikationsmetod.
” mitt främsta tips för att förbättra samarbetet mellan team är att se till att det finns ett centraliserat sätt för team att kommunicera. Kommunikation är en av de viktigaste delarna av alla typer av interaktion mellan team. Utan god kommunikation mellan team faller samarbetet isär. Till exempel är det ovärderligt att kunna dela uppdateringar i realtid om teamets framsteg. Detta gör det möjligt för projekt att fungera smidigt. Programvara som gör det möjligt för teammedlemmar att ställa frågor och skicka meddelanden är en nödvändighet i denna typ av strävan.”
Andrew Rawson, Chief Learning Officer på Traliant
var tydlig på vilka uppgifter som kräver samarbete (och vilka inte).
” mitt tips är enkelt och många Team saknar överraskande—var superklara om specifikt vilka uppgifter eller initiativ som kräver lagsamarbete. Innan allt förtroendebyggande och samtal om arbetssätt, vet exakt var du vill fokusera dina samarbetsinsatser. Och, i förlängningen, få klart om vilka uppgifter som inte kräver samarbete eller lagarbete; sätta dessa uppgifter i händerna på kapabla individer och låt dem komma till jobbet.
”samarbete är mer tidskrävande, kostsamt och rörigt än individuellt arbete. Spara det för den högsta hävstångs bitar av arbete som du är säker på kommer att gynna dig och dina partners. Sedan, räkna ut detaljerna i ditt samarbete-saker som vem som kommer att delta, hur ofta du behöver ansluta, som kommer att äga vilka delar av uppgiften, etc.”
Carlos Valdes-Dapena, Managing Principal på Corporate Collaboration Resources
ta med teknik i bilden.
”att integrera samarbetsprogramvara för att fungera som ett centralt nav under livscykeln för ett cross-team-projekt är ett utmärkt sätt att förbättra kommunikationen och förbättra projektledning och produktivitet. Centraliserad information ger realtid synlighet för projektledare. Det gör det också möjligt att övervaka framsteg utan att be om uppdateringar, och gör det möjligt att identifiera problem tidigt. Att arbeta från ett enda system gör också team effektivare och påskyndar resultaten genom att minska omarbetningar, ta bort onödiga möten och förkorta planeringstiden.”
Paul Jardine, Teknisk ledare på engelska Blind
” för att förbättra vårt samarbete med våra kunder ser vi alltid till att det bara finns en kontaktperson på båda sidor. Detta undviker förvirring i olika riktningar från klienten, eliminerar överlappning av uppgifter och hjälper till att hantera förväntningarna. Naturligtvis förväntas båda kontaktpersonerna konsolidera meddelanden från sina respektive organisationer eller team för att göra installationen effektiv.”
Jomel Alos, online PR-ledare på Spiralytics
Följ @jomelalos
skapa en lagcharter.
” en av de bästa tipsen för att förbättra cross-team samarbete på ditt företag är att skapa vad som allmänt kallas ett team charter, som i grunden är en plan för hur laget kommer att arbeta tillsammans för att uppnå sina mål.
”en högkvalitativ lagstadga innehåller saker som det grundläggande syftet med bildandet av laget; dess mål, uppdrag och allmänna mål; och varje teammedlems ansvar. Det kommer också att ange förväntningarna från cross-team-samarbetet och ett schema för när lagen kommer att träffas. Den extra fördelen med detta tillvägagångssätt är att skapandet av stadgan också fungerar som en första teambuilding-insats.”
Andrew Schrage, VD på Money Crashers
Följ @MoneyCrashers
informera teamet när arbetet är klart.
” Ibland när vi samarbetar med andra glömmer vi de enkla sakerna, som att informera andra om att du har slutfört ditt arbete. Att räkna ut vem som gör vad nästa blir mer komplicerat när människor inte är medvetna om att föregående arbete har slutförts.
” så se till att ditt team vet att de behöver passera stafettpinnen—oavsett om det innebär att uppdatera en uppgift i projekthanteringsprogramvaran, skicka sin lagkamrat ett chattmeddelande eller knacka på dem på axeln. Den enkla handlingen att berätta en lagkamrat ’du upp nästa’ främjar ansvarighet, klargör riktning, och minskar laget stress.”
Lionel Valdellon, Content Marketing Manager på CleverTap
har teammedlemmar dela sitt arbete.
” Du kan förbättra samarbetet mellan team genom att låta dem dela sitt arbete med varandra. Team samarbetar bättre när de förstår varandra och har en bättre uppfattning om vad alla faktiskt gör. Vi har alla en tendens att underskatta hur mycket arbete som är involverat i arbete utanför vår domän!
” ett bra sätt att dela arbete är att göra varje teammedlems dagliga åtgärdslista transparent över lag. Du kan använda en whiteboard, chattsystem eller ett särskilt produktivitetsverktyg för att uppnå detta. Regelbundna Work-in-Progress-möten är också ett bra forum för att få teammedlemmar att dela sitt arbete med resten av laget. När alla kan se hur andra arbetar mot ett gemensamt mål är det mycket lättare att samarbeta effektivt. Detta gör också varje teammedlem ansvarig och motiverar dem att få saker gjorda.”
Fiona Adler, grundare av Actioned
fokusera på det positiva under konflikten.
”konflikt är oundviklig med tvärfunktionella projektgrupper. Människor är vana vid att arbeta i sina silor, och att komma ihop med en annan funktion kan vara utmanande, särskilt när dessa funktioner fungerar annorlunda. Därför fokuserar vårt företag kontinuerligt på tvärsamarbete.
” en av våra konfliktstrategier är min 3p-metod-pausar för att svänga till en positiv. Vi insåg att vi spenderade för mycket tid och energi med fokus på negativen i situationen, vilket inte hjälpte till med upplösningen. Nu erkänner vi att en konflikt existerar och snabbt svänger till en positiv möjlighet eller en lärdom, vilket sätter oss tillbaka på rätt spår. Vi har funnit denna strategi ganska framgångsrik och har också implementerat den inom våra kunders organisationer.”
Kerry Wekelo, VD för HR& Operations at Actualize Consulting
Följ @kerrywekelo
Dela framsteg med intressenter.
”det finns inget värre än att komma till slutet av ett projekt och ha viktiga intressenter säger,” jag skulle inte ha gjort det på det sättet!- Det här är en påminnelse om att samarbete måste ske inte bara med teammedlemmar utan även teamsponsorer och andra intressenter.
” det är viktigt att dela resultaten utanför kärnteamet regelbundet, särskilt på större projekt. När ett projekt tar månader att slutföra måste du hålla intressenterna i slingan och ge dem möjlighet att väga in framsteg. Till exempel inkluderar vi stora, tvärfunktionella produkter i våra veckomöten med en showcase. På så sätt ser vi till att dessa projekt förblir grundade och accepteras fullt ut.”
Jennifer McDermott, kommunikationschef på Finder
se till att alla teammedlemmar vet hur och var de passar in.
” för att alla projekt eller program ska lyckas måste alla förstå hur deras ansträngningar bidrar till slutmålet. Att veta hur de passar in gör det möjligt för varje teammedlem att ha en tydlig vision om sina individuella ansträngningar.
dessutom bör de känna vikten eller vikten av deras ansträngningar. Ibland tror ett team eller en funktion, som försäljning eller utveckling, att deras ansträngningar är de viktigaste. Det bör dock klargöras att alla ansträngningar påverkar huruvida och hur målet uppnås. Du måste bryta ner dessa egobarriärer så att alla funktioner förstår deras unika värde. Så här skapar du det bästa samarbetet mellan team.”
Andrew de Bray, Verkställande direktör på Factum Ltd.
ge Team tid och resurser att brainstorma, experimentera och misslyckas.
” Tvärsamarbete görs ofta bäst med lite innovation. Teammedlemmarna behöver tid för att få sina åsikter hörda av gruppen. Alltför ofta hör vi en bra ide, fokuserar på den och spelar in den. Problemet med detta är att många andra bra ideer—eller ännu bättre ideer-är outtalade eftersom laget inte hade tillräckligt med tid att uttrycka och dissekera andra ideer. Till exempel är vissa teammedlemmar tystare än andra, och att ha mer tid att samarbeta ger dem tid att presentera ideer när de är redo.
”team kan också behöva resurser för att experimentera med. Dessa resurser kan vara mer pengar för att köpa programvara, fysiska resurser eller till och med mat och dryck för mer bekväma möten. Resurser kan också vara tillgång till Personal och ledare utanför kärnteamet för att få råd och ytterligare feedback från olika perspektiv. Genom att tillhandahålla både tid och resurser kommer dina teammedlemmar att känna sig värderade och lyssnade på, och göra det möjligt för dem att bättre engagera sig med varandra.”
Robert Kienzle, seniorkonsult på Knowmium
använd teambuilding-aktiviteter för att bygga enhet.
” nyckeln till bra samarbete är att se till att alla teammedlemmar är förenade. Teambuilding aktiviteter är ett bra sätt att främja denna känsla; de ökar rapport och minska kommunikationsbarriärer.
” Även om du har fjärrteam kan du göra virtuella teambuilding-aktiviteter för att hålla alla anslutna. Från Q&a-sessioner till deltagande i multiplayer-spel finns det massor av alternativ som kan hjälpa till att föra ditt lag samman. Då kan du dra nytta av bättre kommunikation mellan team, förbättrad produktivitet och mer.”
Simon Elkj Bisexr, Chief Marketing Officer på avXperten
3 sätt att förbättra samarbetet med hjälp av onlineverktyg
teknik är en nyckelkomponent i samarbetet på den moderna arbetsplatsen. Nedan följer några sätt du kan använda online-lösningar för att förbättra praxis.
införliva verktygen i ditt arbetsflöde.
ännu bättre, justera ditt arbetsflöde för att dra nytta av verktygen. Dessa verktyg är avsedda att inte bara ansluta teammedlemmar utan också göra dem mer produktiva. Så att integrera dem i ditt teams dagliga arbetsflöde säkerställer att du får det avsedda värdet.
Du kan till exempel ta med ett chattverktyg som Slack för daglig kommunikation mellan teammedlemmar. Detta kan fungera för både chatt i realtid och asynkrona meddelanden, till exempel när två teammedlemmar inte har överlappande arbetstid. Dessutom kan ett videokonferensverktyg som Zoom fungera för schemalagda möten.
Google Drive är en populär fildelningstjänst för många företag, både små och stora. Du kan ge ditt team och externa parter varierande åtkomstnivåer till filer och mappar, samt länka direkt till filer när du kommunicerar via Slack. Och genom att samarbeta om filer i Drive ser du till att ditt team alltid arbetar med den senaste versionen.
projekthanteringsverktyg som Asana och Trello kan hjälpa ditt team att hålla projekt på rätt spår. Istället för att checka in med varje teammedlem för att se deras framsteg kan du använda dessa verktyg för att kontrollera förloppet för tilldelade uppgifter istället. Detta minskar rapporteringstiden för både dig och ditt team och säkerställer att du alltid hålls uppdaterad. En snabb blick på instrumentpanelen låter dig veta vilka områden i projektet som kan kräva din uppmärksamhet.
Du kan också vända dig till Glasscubes för en allt-i-ett-lösning som tillgodoser flera samarbetsbehov, inklusive kommunikation, fildelning och lagring och projektledning. Det är ett säkert verktyg som till och med låter dig skapa ett obegränsat antal anpassade arbetsytor för olika avdelningar, enskilda projekt eller valfritt antal användningsfall.
uppmuntra användning av de onlineverktyg du distribuerar.
ett verktyg är bara värdefullt om det används. Ofta motstår människor förändring och väljer att använda de verktyg de vet bäst, till exempel e-post. Och även om det fortfarande finns en plats för e-post, gör online-samarbetsverktyg livet enklare för varje medlem i teamet, särskilt avlägsna.
dessutom vill du undvika de problem som inspirerade dig att söka efter dessa samarbetsverktyg i första hand. Kom ihåg att information lätt försvinner eller glöms bort när den inte förvaras på en centraliserad plats.
därför är det viktigt att du uppmuntrar (eller till och med kräver) att alla teammedlemmar använder de verktyg du har valt. Här är en användbar linje som du kan använda för att få alla ombord: ”kom ihåg, team: Information utanför dessa verktyg finns inte.”
dessutom behöver de flesta online-samarbetsverktyg liten eller ingen utbildning, vilket är ett mindre hinder för användaranpassning. Så om en teammedlem fortfarande vänder tillbaka till äldre verktyg, fråga dem vad de har problem med och antingen skicka dem länkar för att hjälpa resurser eller ge dem en en-mot-en-uppdatering.
använd dina samarbetsverktyg för roliga aktiviteter.
Ibland behöver ditt lag bara en mental paus från de allvarliga sakerna. Och du har verktygen för att få det att hända utan att behöva skicka alla på en två veckors semester.
försök till exempel använda dina kommunikations -, fildelnings-och projekthanteringsverktyg för att planera en rolig arbetshändelse (dvs. ”projektet”), till exempel en kontorsfest. För helt avlägsna team, Du kan organisera ett möte.
med hjälp av de verktyg vi ropade tidigare kunde du skapa en kanal i Slack för att brainstorma och prata om festteman. Google Drive kan hålla Associerade filer organiserade. Och du kan använda Asana eller Trello för att tilldela uppgifter till människor, som att få leveranser, beställa mat och dryck och välja en plats.
att ta detta tillvägagångssätt har tre fördelar:
- Det ger teammedlemmarna en välbehövlig distraktion att fokusera på mellan mer allvarliga arbetsaktiviteter.
- Det uppmuntrar laget att använda verktygen för personlig nytta (dvs. de känner sig inte som ”tvingade”), vilket ökar deras förtrogenhet med dem.
- Det främjar samarbete mot ett mål som gynnar hela laget, vilket kommer att överföras till andra samarbetsaktiviteter.
möjliggör korssamarbete mellan avdelningar, team och andra intressenter med Glasscubes.
Glasscubes är en robust samarbetslösning mellan team som säkerställer att hela organisationen hålls i slingan om projektuppdateringar, reviderade policyer, företagsmeddelanden och allt annat du anser vara viktigt att dela med din personal.
vår lösning ger team som din möjlighet att hålla koll på de senaste uppdateringarna och dela det som är viktigast—samtidigt som arbetet rör sig effektivt. Från uppgiftshantering till kommunikation till fildelning, vår plattform hjälper dig att hålla kontakten och på toppen av saker på ett ställe.
använd gängade diskussioner för att hålla konversationer i sammanhang, oavsett om diskussioner handlar om klientuppgifter eller viktiga projektfiler. Och tala om filer, dela dem till ditt hjärta-med teammedlemmar, dina kunder, dina leverantörer och så vidare.
med Glasscubes kan du:
- lagra och dela filer på en säker plats, komplett med automatisk versionskontroll. Du kan till och med skapa arbetsflöden för godkännande och visa tydliga granskningsspår för användaråtgärder.
- tilldela och hantera uppgifter för olika medlemmar i teamet och spåra dem till slutförande.
- skapa anpassade arbetsytor för varje projektgrupp i din portfölj. Teammedlemmar kan dela resurser och kommunicera med varandra i deras specifika arbetsyta, och du kan komma åt dem alla för enkel övervakning.
vill du se hur organisationer som din har förbättrat sitt tvärfunktionella samarbete med vår lösning? Kolla in dessa Glasscubes fallstudier.
