hur man skapar en anställd handbok för ditt lilla företag: the Ultimate Guide

I ”resurser för att hjälpa dig att skapa en effektiv anställd handbok,” vi identifierade viktiga resurser för att hjälpa dig att skapa en anställd handbok. Nu täcker vi varför du behöver en och hur du skapar den.

oavsett om ditt lilla företag har två anställda eller 20, har du säkert skapat arbetsplatspolicyer, procedurer eller förväntningar, antingen formellt eller informellt. Det är viktigt att dina anställda känner till och förstår dessa policyer — för att du ska driva en effektivare organisation om de gör det och för att du inte vill riskera att ditt företag bryter mot federala eller statliga lagar.

Varför behöver du en anställd handbok?

en medarbetarhandbok är en sammanställning av alla företagets policyer och protokoll samt anställdas lagliga rättigheter och skyldigheter. Att ha en medarbetarhandbok gör det enkelt för dig att kommunicera regler och ansvar till anställda, så det är ingen tvekan om vad som förväntas av dem — eller från dig som småföretagare.

dessutom hjälper en omfattande medarbetarhandbok att skydda ditt företag lagligt om någon någonsin ifrågasätter om du tydligt har kommunicerat din policy.

exempel: om en anställd stämmer dig och hävdar att de trakasseras av en kollega, kan du peka på medarbetarhandboken som bevis på att du tydligt har stavat ut anti-trakasserier på plats. (Tänk på att ha arbetstagarens comp försäkring är också viktigt att skydda ditt företag om en anställd eller kund stämmer.)

vad går in i en anställd handbok?

som varje företag är varje medarbetarhandbok annorlunda. Du kan inte bara kopiera ett annat företags handbok och distribuera den till dina anställda. En bra medarbetarhandbok definierar dina unika arbetsregler och praxis och ska skrivas med en röst som speglar din vision och den kultur du har byggt — eller vill bygga.

som sagt de flesta anställdas handböcker innehåller liknande ämnen och typer av information. Nedan följer en titt på åtta vanliga avsnitt i anställdas handböcker.

1. Företagets värderingar och uppdragsbeskrivning

för att lyckas måste dina anställda vara i linje med företagets värderingar, uppdrag och mål. Det är därför du behöver för att lägga ut dessa mål i början av din anställd handbok. Allt du behöver göra är att ge ett uttalande som omfattar det som är viktigast för dig som företag. Till exempel, framgångsrik online sko återförsäljare Zappos Namn 10 Zappos familj kärnvärden som den förväntar sig anställda att sträva efter, inklusive ”omfamna och driva förändring” och ”vara passionerad och beslutsam.”

2. Allmän anställningsinformation

en viktig del av din medarbetarhandbok är den allmänna informationen om att vara anställd hos ditt företag. Detta kommer att inkludera ämnen som anställda bryr sig om, till exempel:

• anställningspolicy
• betalningsschema (och tillgängliga betalningsmetoder)
• heltid vs. deltidstimmar
• övertidslön
• måltids-och vilopauser
• frånvaro
• Prestationsgranskningsförfaranden
• säkerhets-och säkerhetsförfaranden
• avgångs-och uppsägningsförfaranden

tänk på att en del av detta material, såsom regler för övertidslön och arbetstagarnas kompensationstäckning, åtminstone något dikteras av federala och statliga eller till och med lokala lagar.

3. Anti-diskriminering och anti-trakasserier lagar

det är viktigt att lista alla nuvarande federala, statliga och lokala lagar som är relevanta för din arbetskraft. Dessa kan inkludera lika anställningsmöjligheter, anti-trakasserier, och lagar mot diskriminering.

4. Standarder för uppförande

utöver lagkraven har du förmodligen dina egna förväntningar på hur anställda kommer att uppträda på jobbet och så behöver du policyer som är inriktade på specifikt beteende på jobbet. Sådana policyer kan innefatta:

• klädkod
• policy för Drog-och alkoholanvändning
• etikpolicy
• personlig teknikanvändning
• social media policy
• Data och kundsekretess
• regler för att ta emot gåvor från kunder
• Konfliktlösningspolicy

5. Ersättningar till anställda

som inte bör vara en överraskning för dig, avsnittet ersättningar till anställda är en av de mest refererade avsnitten i din anställd handbok.

din handbok kommer sannolikt inte att beskriva alla detaljer i, säg din sjukförsäkringsplan, eftersom de kan vara ganska detaljerade (och den informationen kan lämnas separat). Men du vill förmodligen ge grunderna: när är en anställd berättigad att anmäla sig till företagets hälsoplan och hur många alternativ erbjuder Du: typer av planer, familjetäckning? När är den årliga öppna anmälningsperioden?

På samma sätt vill du kortfattat lägga ut de andra fördelarna du erbjuder, till exempel:

• semester eller betald ledighet (PTO)
• Alla pensionsplaner du erbjuder och vem som är berättigad
• försäkringsskydd du erbjuder, inklusive livförsäkring och kort – och/eller långvarig funktionshinder
• utbildningsförmåner, inklusive undervisningsersättning
• Alla ”mjuka” förmåner du kan ge, oavsett om det är flexibel schemaläggning, yogakurser på plats eller gratis luncher på fredag

eftersom dina anställda ofta kommer att referera till detta avsnitt-vem gillar inte att ta reda på om förmåner på jobbet? – använd det till din fördel och hjälpa dem att förstå allt de får som en del av att arbeta för ditt företag.

6. Sekretess / sekretessavtal/intressekonflikt

inte alla företag inkluderar detta avsnitt, men företag som arbetar i mycket konkurrensutsatta branscher med affärshemligheter och oro för anställda som hoppar fartyg för en konkurrent kanske vill ha anställda att underteckna ett sekretessavtal eller åtminstone inkludera en intressekonfliktspolicy i medarbetarhandboken.

7. Disciplinära policyer

det är viktigt att dina anställda förstår riskerna med att inte följa de policyer, lagar och procedurer som du anger i medarbetarhandboken.

överväg att ha ett avsnitt som förklarar att de kommer att hållas ansvariga för sina handlingar och beteenden. Du vill att anställda ska se att de får rättvis behandling och att alla anställda är föremål för samma disciplinära process.

8. Ansvarsfriskrivning

det är viktigt att dina anställda inte behandlar din medarbetarhandbok som ett avtalsavtal mellan dig och dem — vilket skulle innebära att de kan stämma dig om policyerna och förfarandena i handboken inte upprätthålls. Var därför noga med att inkludera en ansvarsfriskrivning som säger att medarbetarhandboken inte är ett kontrakt för att skydda dig mot sådana problem.

dra ihop det

När du börjar tänka på och planera din medarbetarhandbok kanske du inser att du inte har formaliserat många av dina policyer eller att du fortfarande behöver överväga mer eftertänksamt vad några av dina policyer borde vara.

oroa dig inte-det här är helt naturligt. Många små företag tänker inte konkret på sin politik förrän de måste förklara dem skriftligen.

här är fyra steg du kan ta för att påbörja processen med att skapa din medarbetarhandbok.

1. Börja med din kultur och värderingar

ett bra ställe att börja när du tänker på dina anställdas policyer — oavsett om det är specifikt för dina närvaroregler, din klädkod eller din prestationsgranskningsprocess — är att tänka på ditt företags kultur och värderingar.

Som småföretagare, tänk på dina personliga värderingar och vad du vill betona. Tänk också på hur du kan skapa ett värdesystem och en kultur som motiverar dina anställda att göra sitt bästa och stanna hos ditt företag på lång sikt.

kulturen du vill skapa bör vägleda dina policyer och procedurer — så det är vettigt att åtminstone utarbeta en grundläggande uppdragsbeskrivning innan du utformar företagets anställdas policyer och förfaranden.

2. Utveckla dina policyer

med dina värderingar tydligt identifierade, tänk sedan på att skapa policyer som dina anställda kommer att omfamna. Till exempel vill företag som vill locka yngre arbetstagare ofta inte ge intrycket av att vara för strikta eller överbärande — eftersom det kan stänga av de tusenåriga arbetarna som söker arbetsplatser som främjar flexibilitet och öppenhet.

som sagt kan du – av nödvändighet – måste vara strikt om vissa policyer. Till exempel, om du driver ett företag som butik där visar upp till arbete i tid är av yttersta vikt, du, självklart, måste ange din närvaro regler och kanske din klädkod.

Du kan då vara mer tillmötesgående eller Generös i andra delar av din arbetsplatspraxis, till exempel genom att ge dina anställda mer semestertid.

3. Känn till gällande lagar

medan medarbetarhandboken inte är ett kontrakt med dina anställda, ställer den sina förväntningar, så du måste följa federala, statliga och lokala lagar när du förbereder vissa delar av din medarbetarhandbok.till exempel har många stater antagit ”ledighetslagar” som styr hur arbetsgivare måste hantera vissa typer av ledighet, oavsett om det är sjukfrånvaro eller juryplikt. De kan även ha standardtext språk som företag kan använda för att beskriva dessa lagar till sina anställda. Du borde kunna hitta beskrivningar av din stats lagar online.

Du bör kunna hitta detaljerade beskrivningar av din stats lagar på din statliga regeringens hemsida. Arbetsrätt handbok av Lunt Group ger också länkar till ett brett utbud av både federala och statliga juridiska resurser, inklusive en state-by-state uppdelning av arbets-och arbetslagar.

4. Titta på andra företags Medarbetarhandböcker

medan du inte bör kopiera andra företags policyer och medarbetarhandböcker ord för ord, är det väl värt din tid att titta igenom några av dem för inspiration eller ideer.

Du kanske redan har tillgång till andra företags handböcker via vänner eller släktingar. Utnyttja möjligheterna att kolla in åtminstone några andra handböcker när du planerar dina policyer och rutiner. Du kan också hitta exempel på anställdas handböcker genom en grundläggande Google-sökning.