jobbanalys

en jobbanalys är en steg-för-steg-specifikation av en Anställnings krav, funktioner och procedurer. Precis som ett frö inte kan blomma till en blomma om inte marken är ordentligt förberedd, kan många human resource management (HRM) – metoder inte blomstra till konkurrensfördelar om de inte grundas på en adekvat jobbanalys.

framgångsrika HRM-metoder kan leda till resultat som skapar konkurrensfördelar. Jobbanalyser, korrekt utförda, förbättrar framgången för dessa HRM-metoder genom att lägga grunden. Jobbanalysinformation kan tillämpas på en mängd olika HRM-metoder. Vi tar nu en kort titt på några av dem.

upprätta rättvisa och effektiva anställningsförfaranden

en arbetsgivares rekryterings-och urvalspraxis försöker identifiera och anställa de mest lämpliga sökandena. Jobbanalysinformation hjälper arbetsgivare att uppnå detta mål genom att identifiera urvalskriterier, såsom kunskap, färdigheter och förmågor (KSA) som behövs för att utföra ett jobb framgångsrikt. Ett företags chefer och personalresurser (HR) kan sedan använda denna information för att välja eller utveckla lämpliga urvalsenheter (t.ex. intervjufrågor, tester). Detta tillvägagångssätt för urval krävs enligt lag.

en arbetsgivare som står inför diskrimineringsavgifter måste visa för domstolarna att dess urvalskriterier är arbetsrelaterade. För att stödja denna typ av anspråk måste ett företag visa att den utmanade urvalspraxis utvecklades på grundval av jobbanalysinformation. Som en domare noterade under en diskrimineringsförhandling, utan en jobbanalys för att basera urvalspraxis, siktar en arbetsgivare ”i mörkret och kan bara hoppas kunna uppnå arbetsrelaterad genom blind tur.”

på 1990-talet blev behovet av företag att basera urvalskriterier på jobbanalysinformation ännu viktigare på grund av passagen av Americans with Disabilities Act. Denna lag säger att anställningsbeslut om funktionshindrade kandidater måste baseras på deras förmåga att utföra de väsentliga funktionerna i jobbet. Till exempel, om rapportläsning var en viktig arbetsfunktion, kunde sökande vars funktionshinder hindrade dem från att läsa lagligen nekas anställning (förutsatt att det inte fanns något sätt att tillgodose dem). Om dock rapportläsning inte var en väsentlig funktion, kunde oförmågan att läsa inte lagligen tjäna som grund för förnekelse. Bestämningen av vilka jobbfunktioner som är väsentliga görs under en jobbanalys.

utveckla utbildnings-och utvärderingsprogram

företag kan också använda jobbanalysinformation för att bedöma utbildningsbehov och för att utveckla och utvärdera utbildningsprogram. Jobbanalyser kan identifiera uppgifter som en arbetare måste utföra. Sedan, genom prestationsbedömningsprocessen, kan handledare identifiera vilka uppgifter som utförs korrekt eller felaktigt. Handledaren kan därefter avgöra om felaktigt utfört arbete kan korrigeras genom träning.

HR-proffs använder också jobbanalysinformation för att utveckla relevanta utbildningsprogram. Jobbanalysen specificerar hur varje jobb utförs, steg för steg, vilket gör det möjligt för HR-proffs att utveckla träningsmaterial för att lära praktikanter hur man utför varje uppgift. För att utvärdera effektiviteten i ett träningsprogram måste organisationen först ange träningsmål eller den prestationsnivå som förväntas av praktikanter när de avslutar programmet. Framgången för ett träningsprogram bedöms utifrån i vilken utsträckning dessa prestationsnivåer har uppnåtts. Förväntade prestandanivåer specificeras ofta under en jobbanalys.

Information som erhållits från en jobbanalys kan användas för att utveckla prestationsbedömningsformulär. Ett exempel på en jobbanalysbaserad form skulle vara en som listar jobbets uppgifter eller beteenden och anger den förväntade prestationsnivån för varje. Jobbanalysens roll är avgörande här. Utan jobbanalysinformation använder organisationer vanligtvis en enda generaliserad form där alla arbetare utvärderas på grundval av en gemensam uppsättning egenskaper eller egenskaper som antas behövas för alla jobb (t.ex. samarbete, pålitlighet, ledarskap).

Jobbanalysbaserade bedömningsformulär är överlägsna de generaliserade formerna eftersom de gör ett bättre jobb med att kommunicera prestandaförväntningar och eftersom de ger en bättre grund för att ge feedback och för att fatta HRM-beslut.

de flesta företag baserar lönesatser delvis på det relativa värdet eller betydelsen av varje jobb för organisationen. Jobbvärde bestäms vanligtvis genom att utvärdera eller betygsätta jobb baserat på viktiga faktorer som kompetensnivå, ansträngning, ansvar och arbetsförhållanden. Informationen från en jobbanalys fungerar som grund för jobb värda utvärderingar.

jobbanalys spelar också en viktig roll i utvecklingen av produktivitetsförbättringsprogram. Olika pay-for-performance program ger belöningar till anställda som utför sina jobb på eller över någon önskad nivå. Jobbanalys används för att identifiera den prestationsnivån.

REMEDIAL USES

Chefer måste ibland disciplinera anställda för deras misslyckande att korrekt utföra sina arbetsuppgifter. Till exempel kan arbetare vara disciplinerade för att vägra att utföra uppgifter som de tror inte är en del av deras jobb. Om ansvaret och gränserna för ett jobb avgränsas i en jobbanalys kan denna information användas för att lösa sådana problem.

Jobbanalysinformation kan också vara användbar ur säkerhets-och hälsosynpunkt. När du utför en jobbanalys kan en arbetsgivare avslöja potentiella faror eller faror med ett jobb. Jobbanalysen kan också identifiera osäkra metoder, till exempel uppgifter som utförs på ett sätt som kan orsaka skada.

bestämma vilken typ av INFORMATION som ska samlas in

en mängd information kan samlas in under en jobbanalys. Jobbanalysinformation kan delas in i tre kategorier: jobbinnehåll, jobbkontext och arbetskrav. Jobbinnehåll avser arbetstagarnas jobbaktiviteter eller vad arbetare faktiskt gör på jobbet. Jobbkontext avser de förhållanden under vilka arbetet utförs och de krav som sådana jobb ställer på arbetstagaren. Arbetstagarnas krav hänvisar till de arbetstagares kvalifikationer som behövs för att utföra jobbet framgångsrikt. Den specifika informationen som faller inom varje kategori beskrivs nedan.

innehåll.

När du samlar in information om uppgifter försöker jobbanalytikern bestämma vad arbetaren gör, syftet med åtgärden och de verktyg, utrustning eller maskiner som används i processen. Analytikern kan också samla in ytterligare information om uppgifter, såsom deras relativa betydelse, förväntade prestationsnivåer och vilken typ av utbildning som en ny arbetare behöver för att utföra uppgifter på ett tillfredsställande sätt. Jobbinnehåll kan beskrivas på ett antal sätt, beroende på hur specifik man vill (eller behöver) vara. De olika typerna av jobbinnehållsinformation beskrivs i utställning 1.

sammanhang.

Jobbkontext avser de förhållanden under vilka arbetet utförs och de krav som sådant arbete ställer på anställda. Specifika typer av jobbkontextinformation som vanligtvis identifieras under en jobbanalys inkluderar rapporteringsrelationer, mottagen tillsyn, dom, auktoritet, personliga kontakter, arbetsförhållanden och de fysiska och mentala kraven på arbetstagaren.

krav.

arbetskrav hänvisar till den kunskap, skicklighet, förmåga, personliga egenskaper och referenser som behövs för effektiv arbetsprestanda. Dessa termer definieras som:

• kunskap-den information som man behöver för att utföra jobbet.
• Skill-förmågan att utföra en lärd motor uppgift, såsom gaffeltruck operativa färdigheter och ordbehandlingsförmåga.
• förmåga-förmågan som behövs för att utföra en icke-motorisk uppgift, såsom kommunikationsförmåga, matematiska förmågor och resonemang eller problemlösningsförmåga.
• personliga egenskaper-en individs egenskaper (t.ex. takt, självsäkerhet, oro för andra, objektivitet, arbetsmoral) eller deras vilja/förmåga att anpassa sig till omständigheterna i miljön (t. ex. förmåga att motstå tristess, vilja att arbeta övertid, vilja att behandla andra hjärtligt).
• referenser-bevis eller dokumentation för att en individ har vissa kompetenser, såsom examensbevis, certifieringar och licenser.

den stora mängden information som kan avslöjas under en jobbanalys kan vara överväldigande, men det är vanligtvis onödigt att samla in alla möjliga data. Syftet eller den avsedda användningen av jobbanalysen dikterar den specifika information som ska samlas in. Därför måste analytikern bestämma hur jobbanalysen ska användas innan han bestämmer vilken information han ska söka.

till exempel, om en jobbanalys skulle användas för att utveckla ett tekniskt utbildningsprogram för nya anställda, bör analytikern fokusera på information om underaktiviteter (en steg-för-steg-beskrivning av hur jobbet utförs) och de specifika kunskaper, färdigheter och förmågor (KSA) man skulle behöva göra bra på det jobbet. Om syftet var att utveckla ett skriftligt anställningstest för att bedöma sökandes kunskaper om jobbet, bör analytikern rikta information om de specifika uppgifterna i jobbet och den kunskap som krävs för att utföra varje uppgift (dvs. fakta, teorier, principer etc., man måste veta för att kunna utföra uppgifter på ett tillfredsställande sätt).

bestämma hur man samlar in informationen

HR-proffs samlar ofta in jobbanalysinformation. Men eftersom dessa individer saknar tillräcklig expertis i de jobb som analyseras, måste de anlita de faktiska jobben och deras handledare för att samla in och tolka relevant information. Jobbanalysinformation kan samlas in genom att intervjua dessa individer, observera dem på jobbet och/eller få dem att fylla i frågeformulär för jobbanalys. Lämpligheten för varje tillvägagångssätt beror delvis på vilken typ av information som söks.

intervjuer.

Jobbanalysintervjuer är strukturerade samtal mellan jobbanalytikern och en eller flera ämnesexperter. Intervjuer hålls vanligtvis med både befattningshavare och deras handledare. Intervjuer med etablerade företag tenderar att fokusera på jobbinnehåll och jobbkontextinformation. Det vill säga, etablerade uppmanas att beskriva vad de gör, hur de gör det och de villkor under vilka de utför sina jobb.

handledarens typiska roll är att granska och verifiera riktigheten i de etablerade företagens svar och att ge ytterligare information om uppgiftsvikt, förväntade prestationsnivåer, utbildningsbehov för nya arbetstagare och arbetstagarnas krav.

som den mest använda jobbanalysmetoden ger intervjuer en potentiell mängd information. En-mot-en-intervjuer kan dock vara ganska tidskrävande. En intervju tar vanligtvis mellan en och åtta timmar, beroende på mängden och djupet av information som söks. Således kan intervjuer ta mycket tid, särskilt när analytikern måste intervjua flera personer. När tidsbegränsningar utgör ett problem är det bästa alternativet att genomföra en gruppintervju, där flera ämnesexperter intervjuas samtidigt.

observationer.

Ibland kan en jobbanalytiker komplettera intervjuer med jobbanalysobservationer. Som namnet antyder innebär observation att se den sittande utföra jobbet. Observation är mest användbar när jobb är komplexa och svåra att beskriva exakt. Vid analys av sådana jobb observerar eller videobandar analytikern jobbet och intervjuar sedan arbetaren för förtydligande eller förklaring. Observationen gör det möjligt för analytikern att få en bättre förståelse för hur arbetet utförs och de KSA som behövs för att utföra det.

medan observation vanligtvis används som ett komplement till intervjun, baserar HR-proffs ibland jobbanalys enbart på observation. Huruvida observation ger tillräckliga data för analysen beror på vilken typ av information som samlas in.

det är till exempel en utmärkt metod för att identifiera underaktiviteter som utförs i rutinmässiga/repetitiva typer av jobb, såsom monteringsarbete. När man använder detta tillvägagångssätt bör analytiker dock vara uppmärksamma på möjligheten att vissa arbetare kan uppträda atypiskt när de observeras. De kan till exempel öka sin hastighet för att imponera på observatören eller sakta ner i ett försök att visa hur svårt deras jobb är.

frågeformulär.

Job analysis questionnaires be ämnesexperter-arbetare och / eller handledare—att registrera jobbinformation skriftligen. Jobbanalys frågeformulär innehåller antingen öppna eller slutna frågor. Öppna frågor ber respondenterna att ge sina egna svar på frågorna. Slutna frågor ber respondenterna att välja ett svar från en lista som finns i frågeformuläret. Slutna frågor används oftare eftersom de ger större enhetlighet i svaren och lättare görs.

ett frågeformulär för jobbanalys som endast innehåller slutna frågor kallas en jobbanalysinventering. En inventering som innehåller en lista över uppgiftsdeklarationer kallas en uppgiftsinventering; en som innehåller en lista över arbetstagarnas förmåga krav kallas en förmåga inventering. Jobbanalys lager be respondenterna att betygsätta varje objekt i termer av dess betydelse för jobbet. Uppgiftsinventarier begär också information om frekvensen eller tiden som används för att utföra varje uppgift.

företag använder jobbanalysinventeringar när information behövs från flera personer (t.ex. när många har samma jobbtitel). Jämfört med intervjuer kan information samlas in mycket snabbare med hjälp av detta tillvägagångssätt. Företag använder också varulager som ett sätt att gruppera jobb. Gruppering avser kategorisering av jobb baserat på likheten mellan utförda uppgifter eller färdigheter som behövs; en grupp skulle bestå av jobb där alla arbetare utförde liknande uppgifter eller behövde liknande färdigheter.

När grupper har upprättats kan organisationen bestämma urvalskriterier, utbildningsbehov och utvärderingskriterier som gäller för alla jobb inom en grupp. Jobbanalysinventeringar används också för att bestämma arbetstagarnas utbildningsbehov. Arbetstagare presenteras med en lista över uppgifter eller förmågor och uppmanas att ange de för vilka de behöver utbildning. En fempunkts betygsskala, som sträcker sig från ”stort behov” till ”inget behov”, används vanligtvis.

bestämma hur jobbanalys aINFORMATION kommer att registreras

När HR-proffs har samlat in jobbanalysinformation måste den registreras på något systematiskt sätt för att producera en arbetsbeskrivning (dvs. en sammanfattning av jobbanalysfynd). Formatet på arbetsbeskrivningar kan vara allmänt eller speciellt syfte.

allmän arbetsbeskrivning.

en arbetsbeskrivning för allmänt ändamål är en som innehåller en mängd information som kan användas för flera ändamål, till exempel att kommunicera jobbansvar till anställda och specificera minimikrav på jobb. Till exempel skulle en chef dra ut en arbetsbeskrivning för att granska viktiga funktioner och arbetskrav innan man utvecklar intervjufrågor för en arbetssökande.

den specifika informationen i arbetsbeskrivningen varierar beroende på företagets preferens och instrumentets avsedda användning. En typisk generell arbetsbeskrivning innehåller följande avsnitt: jobbidentifiering, jobböversikt, väsentliga funktioner och arbetskrav.

allmänna arbetsbeskrivningar som används av de flesta företag ger bara en kort sammanfattning av jobbanalysinformation och saknar därmed tillräcklig detalj för vissa HRM-applikationer. Till exempel, många misslyckas med att ange underaktiviteter, prestandastandarder, och jobb sammanhang. Underaktivitetsinformation kan tjäna som grund för att utveckla utbildningsprogram; prestationsstandarder kan tjäna som grund för att utveckla vissa typer av prestationsbedömningsformulär; och information om jobbkontext kan tjäna som grund för att göra betyg för jobbutvärdering som behövs för att fastställa lönesatser. en arbetsbeskrivningsmetod som ger mer djupgående information kallas Versatile Job Analysis System (VERJAS), som innehåller en lista över uppgifter, uppgifter, uppgiftsbetyg för betydelse och nödvändig utbildning, jobbkontextbeskrivningar och en lista över kompetenser som behövs för jobbet.

arbetsbeskrivningar för särskilda ändamål.

flera arbetsbeskrivningar för speciella ändamål har utvecklats av en mängd olika HRM-experter under de senaste 30 åren. En viktig skillnad mellan allmänna och speciella arbetsbeskrivningar ligger i hur mycket detaljer de innehåller. Specialformat täcker färre ämnen, men de ämnen som behandlas analyseras mer ingående. Några av de vanligaste metoderna för specialändamål beskrivs nedan.

funktionell jobbanalys (FJA) fokuserar främst på inspelning av jobbinnehållsinformation. Varje uppgift analyseras separat i ett kalkylblad som innehåller ett uppgiftsuttalande (specificerar vad arbetstagaren gör, hur det görs och resultaten eller slutprodukten av arbetstagarens handlingar), prestandastandarder och utbildningsbehov som är förknippade med uppgiften och sju betygsskalor. Tre av skalorna är kända som arbetarfunktionsskalor, vilket indikerar nivån på arbetstagarnas engagemang med data, människor och saker. De andra fyra skalorna anger nivån på förmåga som behövs inom områdena resonemang, matematik, språk och följande instruktioner.

en annan speciell metod för jobbanalys kallas critical incident technique (CIT). Det har sitt ursprung i militären under andra världskriget och användes för att identifiera kritiska faktorer i mänsklig prestation i en mängd olika militära situationer. Kritiska faktorer är de som har visat sig göra skillnaden mellan framgång och misslyckande i att utföra ett jobb.

den kritiska incidenttekniken kräver att jobbanalytikern samlar in kritiska incidenter från personer som är bekanta med jobbet. Incidenterna samlas vanligtvis i form av berättelser eller anekdoter som visar framgångsrika och misslyckade jobbbeteenden. Berättelserna kondenseras sedan till ett enda uttalande som fångar historiens väsen. CIT har flera användbara HRM-applikationer. Det är till exempel ett bra verktyg för att identifiera urvalskriterier och utbildningsbehov och för att utveckla prestationsbedömningsformulär.

jobbanalys är en nyckelkomponent i HRM-processen. Medan utförandet av omfattande jobbanalyser kan vara tidskrävande, kommer arbetsgivarna i slutändan att dra nytta av de många användningsområden som en grundlig jobbanalys kan ge. Från anställning och utbildning till lön motivering till avhjälpande användningsområden, jobbanalys kommer att göra HR chefens jobb lättare, skydda en organisation från påståenden om diskriminering, och kan ge den övergripande organisationen en konkurrensfördel.