PPM 101: Hur man skapar en framgångsrik Arbetsintagsprocess

arbetsintag – ytterdörren

har din organisation en ”enda post” för nya projektförfrågningar? Eller snarare, har din organisation en ytterdörr, en sidodörr, en bakdörr och många andra sätt att ta emot förfrågningar? Att ha flera sätt att skicka in förfrågningar är ett vanligt problem för många företag och belyser behovet av en vanlig arbetsintagsprocess. Utan en gemensam arbetsintagsprocess kan det vara nästan omöjligt att spåra allt arbete som görs eftersom det inte finns någon ”enda källa till sanning”. Ännu värre, kan en hel del skuggarbete pågår i organisationen som förbrukar värdefulla resurser tid från högre prioriterade projekt.

När projektorganisationer (PMO) etableras är en av de första uppgifterna att klargöra hur nya projektförfrågningar kommer att skickas in och granskas. Arbetsintag avser processen för att skapa projektförslag och få ett go/no-go-beslut. Denna process fungerar ofta i samband med en ideationsprocess och fullständig portföljbeslutsram, men kan också vara oberoende. Arbetsintag är en kritisk komponent för att definiera projektportföljen och faller därför inom livscykelfasen ”definiera portföljen”. Diagrammet nedan belyser arbetsintag i samband med portföljens livscykel.

fördelarna med Arbetsintag

det finns flera fördelar för att skapa en arbetsintagsprocess, sammanfattad nedan:

• organisatorisk klarhet-att hjälpa anställda att förstå hur projektförslag tas fram kommer att leda till högre deltagande från organisationen
• större effektivitet-att ha en tydlig förståelse för arbetsintagsprocessen kommer att resultera i större effektivitet när det gäller att skapa och godkänna förslag och förkorta den tid som krävs för att skapa förslag.
• högre kvalitet-förtydligande av vilken information som behövs i förslaget (och varför) kommer att resultera i högre kvalitetsförslag. Det kommer också att hindra människor från att samla in information som inte kommer att användas.
• större konsekvens-gemensamma verktyg och mallar kommer att ge mer konsekventa förslag som gör det lättare för beslutsfattare att jämföra och granska förslag.
• Control work in progress (WIP) – att ha arbetsintagsprocesser hjälper PMO och governance-teamet att kontrollera mängden arbete som kommer in i portföljen.

Arbetsintag är en grundläggande PMO/PPM-process som organisationer behöver slutföra så snart som möjligt. Organisationer med bra arbetsintagsprocesser har synlighet för hela sin pipeline och högre kvalitetsprojekt med högre inlämningsgrad.

vill du ha en anpassad demo? Klicka här

steg för att skapa en Arbetsintagsprocess

att utveckla en kvalitetsintagsprocess tar lite ansträngning men är en kritisk komponent för portföljhantering. Några av de grundläggande stegen för att skapa en arbetsintagsprocess beskrivs nedan.

1. Dokumentroller och ansvarsområden: varje deltagares roller och ansvar i processen måste dokumenteras och kommuniceras. Några frågor som måste besvaras inkluderar: vem ska skriva förslaget (projektledare, affärsanalytiker, verkställande sponsor)? Vilken information behövs? Vilka mallar måste fyllas i? Vilket format ska informationen presenteras? Vem kommer att granska förslagen? Hur kommer beslut att fattas?
2. Bestäm tröskelvärden för projektförslag: i de flesta fall måste organisationer börja med att fokusera på projektförfrågningar (i motsats till alla IT-förfrågningar som vanligtvis kan hanteras av ett vanligt it-biljettsystem). Detta kräver en viss definition av ett projekt (t. ex. över en dollar tröskel? Över en tröskel för resursinsats? Osv.). Att skapa dessa definitioner hjälper till att säkerställa att alla förfrågningar matchar definitionen av ett projekt.
3. dokumentarbetsflöde: arbetsintagsprocessen behöver inte vara komplicerad, men en standardprocess behöver definieras. Detaljnivån kan öka med tiden, men att hjälpa deltagarna att förstå hur man skapar ett förslag, hur man skickar in förslaget och vem som granskar förslaget (och när) är alla viktiga processer som ska dokumenteras.
4. identifiera verktyg för att skapa förslag: deltagarna måste veta om det finns mallar tillgängliga (rekommenderas starkt) för att skapa ett förslag. Finns det några IT-system som behöver användas? (t. ex. SharePoint, portal, portföljhanteringssystem)? Dedikerade system som Acuity PPM hjälper till att automatisera processen för intag av projektarbete.

framgångsfaktorer för Arbetsintag

det finns flera framgångsfaktorer som organisationer måste tänka på när de introducerar en arbetsintagsprocess.

• har en enda ”ytterdörr till organisationen”. Eventuell tvetydighet här kommer att undergräva hela arbetsintagsprocessen.
• har tydliga roller och ansvar för alla deltagare i arbetsintagsprocessen. Även om processen inte behöver vara komplicerad måste deltagarna förstå sin roll i processen. Lite lätt träning rekommenderas.
• förtydliga vilken information som behöver lämnas in. Människor brinner för sina nya ideer och vill göra allt de kan för att se dem godkända, även om det innebär att spendera mycket tid på att samla in information som inte är relevant för processen. Att hjälpa deltagarna att förstå vilken information de behöver samla in och hur den kommer att användas kommer att effektivisera processen och göra den konsekvent.
• rensa processägande. En PMO eller annat team måste äga processen, se till att den fungerar, tillhandahålla utbildning och se till att den används korrekt
• tydlig kommunikation. Teamet som äger processen måste överkommunicera hur processen fungerar såväl som de beslut som fattas, annars riskerar processen att misslyckas. Arbetsintagsprocesser (precis som alla portföljhanteringsprocesser) behöver vård och utfodring.
• tydliga tidtabeller för att skicka in förfrågningar och göra presentationer. Konsekvens är viktigt här. Finns det en dag och tid i veckan som förslag måste lämnas in för granskning? Finns det ett stående granskningsmöte där beslutsfattare kommer att granska förslag? Denna information måste delas för att göra processen mer effektiv.

Arbetsintagsmått

organisationer bör överväga att fånga några viktiga mätvärden för arbetsintagsprocessen:

• hur många projektförfrågningar kommer från en viss organisation (t.ex. ekonomi, verksamhet, marknadsföring etc.). När organisationen förstår var dess förfrågningar kommer ifrån kan den vidta åtgärder för att bättre tillgodose behoven hos dessa interna organisationer.
• hur många förslag är ofullständiga?
• hur många förslag kommer in per vecka? Per månad? Per kvartal? Denna information kan informera hur ofta beslutsfattare behöver träffas och hur länge; det kan också stödja årliga planeringsprocesser.

Arbetsintag processflöde

diagrammet nedan belyser ett grundläggande arbetsintag processflödesschema med tre grundläggande steg:

1. skapa förslaget – det här är de steg som en Projektinitiator tar för att undersöka ett koncept och fylla i ett intagsformulär.
2. granska förslaget-Projektinitiatören kan behöva granska förslaget med sin chef (om tillämpligt). Annars kommer en portföljförvaltare/administratör att granska förslag för att säkerställa att de passar projektets riktlinjer för intagsprocessen. Vid denna tidpunkt kan andra tvärfunktionella teammedlemmar bli ombedda att granska och kommentera förslaget innan det går till ett styrningsteam.
3. beslut om förslaget – en ledningsgrupp kommer att granska förslaget och fatta ett av tre beslut:
   • godkänna förslaget – detta flyttar förslaget till nästa fas av projektets livscykel
   • skjuta upp förslaget – förslaget går inte framåt för närvarande men kommer att finnas kvar på en bevakningslista för eventuellt framtida genomförande.
   • Avbryt förslaget-förslaget går inte framåt och inget mer arbete utförs.

alla beslut som fattas av styrgruppen ska kommuniceras tillbaka till Projektinitiatorn och registreras i en central logg eller portföljhanteringsprogramvara.

utveckla ett projektförslag (Arbetsintagsform)

noggrant överväga att skapa en bra intagsform. Frestelsen är att kräva mycket information som ska fyllas i innan förslaget ses över. Varje organisation måste bestämma den minsta mängden viktig information för att fatta ett beslut annars kan onödig tid spenderas på att samla in data som inte används. (Kom ihåg: information som samlas in men inte används är ett organisatoriskt avlopp på resurser). Exemplen nedan representerar de typer av information som kan samlas in på ett arbetsintagsformulär (vi förespråkar inte att använda dem alla om det inte är nödvändigt). Interna projekt har ofta en digital / IT-komponent eller processförbättringsbegäran. Exempelinformationen för externa projekt är produktorienterad.

exempel på information som samlats in för interna projekt

• initiatornamn
• sponsorns namn
• möjlighet/problem
• aktuellt tillstånd/bakgrund
• förslag
• mål/mål
• risker
• beräknad kostnad och nytta
• datum behövs
• påverkade intressenter

exempel på information som samlas in för externa projekt

• affärsmål
• marknadsdefinition
• marknadstrender/insikter
• konkurrenskraftigt landskap
• målkund
• kundbehov
• konkurrerande produkter
• produktbeskrivning
• produktpositionering
• resurser som behövs
• genomförbarhet/risker
• finansiell kostnad/nytta

Arbetsintag och smidig

det finns en vanlig missuppfattning att smidiga metoder inte fungerar bra med portföljhantering. Vår uppfattning är att den Agila metodiken fortfarande kan fungera med standardportföljhanteringsprocesser. Faktum är att, innan projektarbetet påbörjas, bör portföljstyrningsteamet utvärdera projektförfrågningar och godkänna projekt som är i linje med strategiska mål. Oavsett om en organisation utövar vattenfall, smidig eller en hybrid, bör projektförfrågningar fortfarande utvärderas innan arbetet börjar. Agile är helt enkelt en metod för att iterativt leverera värde (under projektgenomförande); det strider inte mot standardportföljhanteringsprocesser.

sammanfattning

Arbetsintag är en grundläggande PMO / PPM-process som organisationer behöver slutföra så snart som möjligt. Organisationer med en bra process för godkännande av intag har bättre synlighet för hela sin pipeline och högre kvalitetsprojekt med högre inlämningsgrader. Allt detta innebär en hälsosam projektportfölj, som sedan kräver god prioritering. När denna process är etablerad och fungerar bra bör en fullständig portföljstyrningsram övervägas. Acuity PPM erbjuder en arbetsintagsmodul för organisationer att bättre hantera sin arbetsintagsprocess.

om du har frågor om hur du utvecklar en Arbetsintagsprocess eller behöver experthjälp, kontakta oss idag.