Typer av affärsrapporter i affärskommunikation

typer av affärsrapporter i affärskommunikation

affärsrapporterna klassificeras på många sätt. Sådana typer av affärsrapporter förklaras kortfattat.

rapporter på grundval av betydelse eller frekvens

rapporterna klassificeras i två typer. De är vanliga eller rutinmässiga rapporter och speciella rapporter.

1. Vanlig eller rutinmässig rapport

vanliga rapporter utarbetas och presenteras för verkställande direktören med specifika intervaller eller till nästa auktoriserade person i affärsrutinen. Rapporterna ska lämnas in antingen dagligen, veckovis, varannan vecka, månadsvis, kvartalsvis, vartannat år eller årligen. Denna typ av rapport innehåller bara faktaförklaring i detalj utan någon åsikt eller rekommendation från reportern.

exempel på rutinmässiga rapporter är Rapport från styrelseledamöter till årsstämman, revisors rapport till årsstämman, försäljningsrapport, produktionsrapport och liknande.

2. Särskild rapport

denna typ av rapport utarbetas och presenteras före toppledningen på specifik begäran. Det innehåller vanligtvis reporterens åsikter eller rekommendationer med hjälp av fakta och argument. Exempel på särskild rapport är öppnandet av filial, införa en ny produkt, Förbättra kvaliteten eller ändra formen eller storleken på produkten och liknande.

rapporter på grundval av juridiska formaliteter

rapporterna klassificeras i två typer. De är formell rapport och informell rapport.

1. Formell rapport

formell rapport utarbetas i föreskrivet format och presenteras för den behöriga myndigheten i ett fastställt förfarande. Rapporter från tjänstemän eller utskott i konstituerade organ (exempel: företag, kooperativa föreningar, lokala organ etc.) är vanligtvis formell rapport.

2. Informell rapport

informell rapport utarbetas i ett format av bekvämligheten av reportern och presenteras direkt innan den erforderliga personen och när krävde. En informell rapport presenteras som i form av brev eller memorandum. I allmänhet tar det form av en person till person kommunikation.

de formella rapporterna klassificeras i två typer. De är lagstadgad rapport och icke-lagstadgad rapport.

rapporter på grundval av funktion

rapporterna klassificeras på grundval av funktion i två typer. De är informativa och tolkande.

1. Informativ rapport

en informativ rapport utarbetas och presenteras med hjälp av tillgänglig information maximalt med avseende på ett problem eller en situation.

2. Tolkningsrapport

en Tolkningsrapport innehåller inte bara fakta, åsikter och åsikter från reportrar och andra utan innehåller också orsakerna till ett problem eller en händelse och krävs korrigerande åtgärder med rekommendationer.

rapporter på grundval av möten

när ett möte är organiserat i någon företagsorganisation utarbetas en rapport av sekreteraren eller någon annan person om mötet. Sådana rapporter klassificeras i två typer. De är Verbationsrapport och sammanfattad rapport.

1. Verbationsrapporter

en verbationsrapport är ett komplett ord för ord-register över alla diskussioner som gjorts vid ett möte. Till exempel utnämning av en revisor. Ett beslut fattas på mötet. På samma sätt utses styrelseledamöter och ersättning och förutsättningar för nyckelpersoner fastställs genom beslut. I det här fallet utarbetas en rapport genom att inkludera verbationsrekordet för de resolutioner som antagits med namnen på förslagsställarna och seconders, sätt att rösta och resultat.

verbationsrapporten bör dock inte förväxlas med protokollet från mötet som är det officiella protokollet för förfarandet och de beslut som fattades vid mötet.

2. Sammanfattad rapport

en sammanfattad rapport utarbetas med hjälp av de väsentliga detaljerna som diskuterades vid mötet. Denna typ av rapport är förberedd för att skicka till pressen eller till aktieägarna i företaget eller institutionens medlemmar.

rapporter på grundval av ämnet som behandlas

följande rapporter ingår i rapporten som klassificeras på grundval av ämnet som behandlas.

1. Problemlösningsrapport

ett problem kan uppstå i någon av avdelningen eller i hela organisationen. Därför kan toppledningen söka en rapport för att lösa problemet. När samlar reportern olika uppgifter för att hitta orsakerna till ett sådant problem. Dessutom avslutas rapporten med sätt att lösa problemet. En sådan typ av rapport kallas Problemlösningsrapport.

2. Fact Finding Report

en maskin kan vara haveri i fabrikslokalerna. Ibland kan det finnas en rivalitet mellan de två grupperna av arbetare. Nu vill ledningen veta den verkliga orsaken till maskinbrytning och gruppkonflikt mellan arbetarna. I det här fallet analyserar reportern händelsen genom detaljerad utredning och finner sanningen. Slutligen presenterar reportern fakta i rapportformuläret före toppledningen.

3. Resultatrapport

företagsorganisationen vill regelbundet veta resultatet för varje avdelning eller prestanda för en filial eller prestanda för nyutnämnd anställd eller prestanda för befintliga anställda för marknadsföring, överföring och liknande. Ledningen är inte i stånd att fatta ett beslut utan att känna till resultatet. Därför uppmanas en reporter att förbereda prestationsrapporten för någon av de skäl som nämns ovan.

4. Teknisk rapport

det finns många förändringar i tekniken. När ett företag kommer att införa mekanisk process i stället för manuell process, den nivå av teknik som krävs bedömas. Ibland kan en design ändras i den befintliga produkten, i så fall bör den senaste tekniken antas. I detta fall är en detaljerad rapport avgörande för toppledningen för att fatta ett beslut. Denna typ av rapport kallas teknisk rapport.

rapporter från utskott eller underutskott

utskott eller underutskott bildas av högsta ledningen för att förbereda rapporten om någon av frågorna. Följande ingår i utskottets eller underutskottets rapporter.

1. stående Utskottsrapport
2. adhoc Committee Report
3. Minority Report
4. majoritetsrapport

1. Ständiga utskottets rapport

ständiga utskott är permanenta och har anförtrotts att hantera vissa fortsatta aspekter av företagsorganisationen.

till exempel: ekonomi, anställdas prestationer, avdelningar etc. Dessa frågor följs kontinuerligt av det ständiga utskottet och lämnar rapporten med jämna mellanrum.

2. Special-eller adhoc-utskottets rapport

Special-eller adhoc-utskott utses för att hantera särskild utredning och upplöses så snart rapporten presenteras. Därför är specialutskottets liv tillfälligt.

till exempel: brand eller olycka som uppstått i fabrikslokalerna. Orsakerna till brand eller olycka är ta reda på genom att bilda särskild utskott.

3. Minority Report

utskott eller underutskott utses för att lämna in rapporten baserat på utredning av särskilt ämne. I allmänhet väljs tre ledamöter ut för att bilda ett utskott eller underutskott. En ledamot är ordförande i ett sådant utskott eller underutskott.

om medlemmarna har olika åsikter eller åsikter om ämnet som behandlas kan den avvikande medlemmen lägga till anteckningar om avvikelse eller lämna in en rapport separat. En sådan rapport kallas Minoritetsrapport. Trots det måste de avvikande medlemmarna skriva in majoritetsrapporten med avvikande anteckning.

4. Majoritetsrapport

I allmänhet har alla ledamöter i utskottet eller Underutskottet inklusive Ordförande enhälligt åsikt bland dem. I så fall utarbetas och presenteras endast en rapport inför det ansvariga organet. Om så inte är fallet har majoritetsmedlemmar i utskottet eller Underutskottet en annan åsikt än minoritetsmedlemmar. I det här fallet kommer majoritetsmedlemmarna att lämna in en rapport till det ansvariga organet. En sådan rapport kallas majoritetsrapport.