Du kommer att göra bokföringsfel då och då, så att veta hur man upptäcker dessa problem är en viktig färdighet att utveckla oavsett vilken bokföringsprogram du använder i ditt lilla företag. Du kommer att kunna upptäcka många fel genom att granska ditt företags testbalans.
Du kommer dock att upptäcka att inte alla bokföringsfel påverkar provbalansen. Av denna anledning är det viktigt att lära sig om dessa typer av bokföringsfel så att du kan hitta och korrigera dem. Du bör notera att dessa typer av fel är de svåraste att identifiera och lösa.
utelämnande
ett fel i utelämnandet uppstår när en transaktion helt utelämnas från böckerna i ditt företag. Du kan glömma att gå in i en kostnadstransaktion eller gå in i försäljningen av en produkt eller tjänst. Dessa transaktioner är svåra att upptäcka. Därför måste du se till att du har en solid rutin för att komma in i dessa transaktioner i rätt tid.
den vanligaste orsaken till att dessa transaktioner inte anges är att dokumentationen (t.ex. en leverantörs faktura) går förlorad. Det är mindre troligt att du förlorar eller tappar bort dessa stöddokument om du anger dem i rätt tid i ditt bokföringsprogram så snart som möjligt.
återföring
ett fel vid återföring inträffar när en transaktion som borde ha bokförts som debitering bokförs som kredit. Du kan till exempel ange en faktura som betalning eller återbetalning. Du kommer inte att märka detta fel i ditt testsaldo eftersom testsaldot fortfarande kommer att vara i balans.
princip
ett principfel uppstår när du eller din bokförare felaktigt tillämpar en redovisningsprincip. Du kan kosta tillgångar som ska redovisas som tillgångar. Tillgångar och kostnader registreras båda i böckerna som debiteringar, så det här är ett tekniskt fel.
provision
ett fel i provision inträffar du anger en transaktion till rätt klass men fel dotterbolagsbok. Du kommer till exempel att begå detta fel om du tillämpar en betalning på fel faktura. Ditt provsaldo visar det korrekta beloppet som en kund är skyldig, men din enskilda kunds dotterbolag kommer att vara felaktiga.
Subsidiary Entry
ett fel i subsidiary entry uppstår när ett fel görs vid inmatning av en transaktion. Om du till exempel lånar en kund $5,000 men bara anger $500 som ett lån och $500 uttag från ditt kontantkonto, kommer du att upptäcka att detta fel transporteras till ditt provsaldo. Din provsaldo kommer att vara korrekt.
den vanligaste metoden för att upptäcka dessa fel är att genomföra bokföringsavstämningar. Fortsatt med föregående exempel skulle du upptäcka detta fel när du utförde dina bankavstämningar. Du skulle upptäcka att du skulle vara kort $4,500 av kontanter i ditt bankkonto, och då skulle kunna rätta till felet.
förebyggande
Du måste utveckla bra interna kontroller och processer för att upptäcka fel. Till exempel vill du se till att alla dina formulär är konsekventa så att anställda kommer in i en rutin när du anger information i din bokföringsprogramvara. Du vill också se till att du har tillräckligt med personal för att kunna hantera arbetsbelastningen. Underbemanning kommer att leda till anställdas trötthet, vilket kommer att leda till arbetstagarnas trötthet, rusat arbete och fler bokföringsfel.
Detection
även om du vill utveckla metoder för att förebygga fel när det är möjligt, kommer de fel som anges ovan att hända från tid till annan. Du kan inte förhindra att alla fel händer. Du bör genomföra olika avstämningar vid månad och årsskiftet för att upptäcka många fel så att de kan korrigeras.
bankavstämningar, till exempel, bör utföras varje månad. Anläggningstillgångar kan avstämmas endast årligen så att du kan se till att du har bokat rätt mängd avskrivningskostnader.
Du kommer att upptäcka att om du letar efter sätt att förhindra fel och har en rutin för att utföra recensioner och avstämningar av dina bokföringsregister att ditt företag kommer att fungera smidigt och du kommer att minska antalet bokföringsfel.