kontraktet undertecknades för eoner sedan och planeringsprocessen har varit smidig, men nu måste jag skriva en stor stack av något som heter BEOs? Täckte vi inte allt detta i kontraktet?
svaren är ja, du måste underteckna BEOs och nej, det var inte allt täckt av kontraktet. I allmänna termer, kontraktet du undertecknade innehar utrymme för dig och omfattar alla de legalese som krävs i kontrakt. Det innehåller inte de mycket specifika detaljerna om varje funktion, som hur rummet ska ställas in (dvs. teaterstil, mottagning, klassrum etc.), den exakta menyn du ska servera, den specifika audiovisuella utrustningen du vill ha i ett visst rum, den speciella begäran om flaskvatten istället för vattenkannor i ett mötesrum etc. Alla dessa ultraspecifika detaljer ingår nu i Banquet Event Order (BEO) eller ibland Event Order, för kort.
någon form av BEO-eller Evenemangsorder används av alla hotell, men vissa cateringanläggningar eller arenor kommer att ha ett annat format eftersom de fungerar väldigt annorlunda än ett hotell. Din BEO bör innehålla allt du behöver för att veta om en viss funktion, som:
- rumsnamn, med hyresavgift tydligt noterat (om tillämpligt)
- funktionsnamn (dvs. klientens styrelsemöte)
- datum och tid
- antal personer som förväntas och hur rummet ska ställas in (dvs. för 20 personer)
- antal garanterade personer (om detta är en måltidsfunktion)
- meny som ska serveras, med prissättning tydligt noterad
- audiovisuell utrustning beställd, med prissättning tydligt noterad
- särskilda önskemål Du kan ha (dvs. placera kanna vatten och glas vid varje säte)
- till exempel kan du förvänta dig 185 personer till lunch, du kan ställa in för 200 personer för att ge lite andningsrum vid bord, och du kan garantera 180 personer eftersom du vanligtvis har några no-shows. I slutet av lunchen, om din slutliga räkning var 176 personer, kommer din räkning fortfarande att återspegla lunch för 180 personer eftersom det var din garanti. Men i slutet av lunchen, om ditt slutliga antal personer som serveras är 200, borde du förvänta dig att betala för 200 eftersom det är antalet personer som hotellet/platsen faktiskt serverade, även om du bara garanterade 180 personer.
de fem viktiga sakerna du behöver veta om BEOs är:
1. En BEO är ett bindande avtal-granska varje bokstav på en BEO mycket noggrant för att säkerställa att du förstår vad du godkänner när du loggar in (både vad gäller kostnad och utförande av tjänster).
2. Var mycket uppmärksam på de siffror som anges för förväntad, uppsättning och garanti. Det förväntade antalet är ganska rakt framåt; det är antalet personer du förväntar dig att delta i en funktion. Det inställda numret betyder antalet stolar eller platser du vill ha en möjlighet att tillhandahålla. Garantin är det minsta antalet personer för vilka du borde förvänta dig att betala.
3. BEO är vad hotellet/plats personal lever medan ditt evenemang händer. Du måste granska noggrant (se den första punkten ovan) och se till att hotellet eller platsen har översatt alla dina behov på lämpligt sätt. Om det finns några avvikelser, kommer att lösas baserat på (du gissade det!), BEO. Se till att allt hotellets personal behöver veta om varje funktion är listad på BEO.
4. Så tråkigt som det kan tyckas, se till att du har planerat tid på din förkonferens för att granska varje BEO. Detaljerad. Oavsett hur noggrant du har granskat dem finns det alltid ändringar i sista minuten som måste kommuniceras. Ta dig tid att granska dessa med lämpliga hotellavdelningar för att säkerställa att alla förväntningar är i linje.
5. Medan BEOs är minikontrakt med hotellet eller platsen, misslyckas inte med att lägga saker i det allmänna kontraktet som du antar kan läggas i BEO. BEOs får endast användas i syfte att använda möteslokaler och banketttjänster.
Ja, Vi vet att 220-sidans PDF-fil av BEO är överväldigande. Ja, Vi vet att det tar timmar att kamma igenom. Ja, Vi vet att det kommer att ta tid att ringa ut de ändringar du behöver göra. Det viktigaste att komma ihåg är att BEOs är det som gör att ditt evenemang faktiskt händer på din anläggning. De förtjänar all tid det tar att få dem rätt.