korrekt installation av kontoplanen för ideella organisationer är det kritiska första steget för att komma igång med ditt ideella fondredovisningssystem.
fördelar med kontoplan för ideella organisationer
i alla redovisningssystem är det primära syftet att underlätta rapporteringen. Vad som skiljer ideella organisationer bortsett från vinstdrivande redovisningssystem segmenterar efter fond.
huvudsyftet med kontoplanen för ideella organisationer är att kategorisera alla finansiella transaktioner för din organisation. Detta underlättar rapportering och generering av finansiella rapporter. Korrekt inställning av ditt kontoplan är viktigt för att skapa meningsfulla och relevanta interna kontroller samt externa rapporter till externa finansieringskällor.eftersom revisorer vanligtvis är mycket noggranna med siffror är kontoplanen numerisk och följer en logisk ordning. Detta gör det lättare att sortera konton efter deras tilldelade kategorier för rapporter och när du hittar specifika konton.
fem kategorier av ideella Kontoplan
- tillgångar är vad du äger, såsom kontanter, fordringar, investeringar, förutbetalda kostnader, lager och anläggningstillgångar.
- skulder är vad du är skyldig, såsom skulder, Upplupna kostnader, skulder och uppskjutna intäkter.
- nettotillgångar eller fondsaldon representerar din organisations nettovärde.
- intäkter är pengar som kommer in från donationer, programtjänster, bidrag, intäkter från insamlingshändelser och investeringsintäkter.
- utgifter är pengar som går ut för löner, löneskatter, professionella tjänster, hyra, verktyg, resor och så vidare.
i redovisning 101 lärde vi oss att följa följande logiska ordning:
- nuvarande Tillgångar1000-1999
- Skulder2000-2999
- Nettotillgångar3000-3999
- Intäkt4000-4999
- Kostnader5000-9999
vanligtvis kan ditt kontonummer längd vara från tre till fem siffror lång, beroende på på det antal konto du behöver.
Löner kan vara kontonummer 500 eller 5000.
ideella organisationer behöver mer än ett enkelt kontoplan. De måste segregera aktiviteten med minst två lager.
- identifiera dina nettotillgångar eller medel.
- identifiera ditt funktionsområde för program-och supporttjänster.
- identifiera kontot för tillgångar, skulder, nettotillgångar, intäkter och kostnader.
vissa ideella organisationer behöver ytterligare lager för att identifiera finansieringskällor, bidrag eller projekt inom program.
det minsta kontonummerformatet för att effektivt rapportera om alla ekonomiska aspekter av en ideell organisation skulle vara tre segment:
- Fondsegment – identifierar dina medel – obegränsat, tillfälligt och permanent begränsat.
- Cost Center Segment-identifierar funktionsområde, avdelning, bidrag, finansieringskälla, program.
- kontonummer-identifierar det enskilda kontot. Kontanter, skulder, intäkter och kostnader.
en ideell kontoplan är som ett mycket effektivt arkivsystem. Du har separata arkivskåp för var och en av dina pengar, obegränsad, tillfälligt begränsad och permanent begränsad. Varje låda i arkivskåpet är ditt funktionella område för program och supporttjänster. Filer i varje låda representerar dina konton för tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. Ett effektivt arkiveringssystem gör det lättare att skapa korrekta och meningsfulla finansiella rapporter.
När du ställer in ditt ideella bokföringssystem, se till att du använder ett mjukvarusystem som enkelt låter dig ställa in ditt arkivsystem med alla lämpliga lådor och filer som du behöver rapportera om din ekonomiska verksamhet.