Virginia Wesleyan University

kommunikation är en av de viktigaste faktorerna för affärsframgång. Oavsett storlek och bransch är organisationer beroende av effektiv kommunikation. Men även om det verkar enkelt kan processen för att underlätta effektiv kommunikation vara komplex. Eftersom kommunikation främjar bättre lagarbete och samarbete bidrar det till ett framgångsrikt slutförande av många typer av projekt och till och med en organisations övergripande mål.

definiera komponenterna i kommunikationsprocessen

framgångsrik kommunikation involverar flera komponenter som tar ett meddelande genom processen från början till slut, inklusive följande:

• avsändaren: detta hänvisar till personer med en ide, förfrågan eller information som de vill dela. Det är upp till avsändaren att överväga publiken och välja en metod som förmedlar informationen effektivt.
• mottagaren: mottagaren är den person för vilken meddelandet är avsett. Dessa individer är ansvariga för att förstå och bearbeta den information de ges.
• meddelandet: detta hänvisar till innehållet i meddelandet som avsändaren vill att mottagaren ska höra.
• mediet: mediet är enheten eller omständigheterna genom vilka meddelanden överförs. Detta kan vara en mobiltelefon (textmeddelande) eller en dator (snabbmeddelanden).
• feedbacken: kommunikationsprocessen slutar vanligtvis när meddelandet lämnar en person och framgångsrikt når en annan individ eller grupp. Detta innebär överföring, mottagning och, viktigast av allt, förståelse. Mottagaren ska också ge feedback som indikerar förståelse när han svarar på meddelandet.
• de externa faktorerna: kommunikationsprocessen går ofta fel, och externa faktorer är vanligtvis den skyldige. Exempel är ”buller” som stör överföringen eller något mer komplicerat, till exempel brist på sammanhang.

effektiva kommunikationsstrategier på arbetsplatsen

det finns flera sätt att uppmuntra effektiv kommunikation på arbetsplatsen, varav många innebär att arbeta uppifrån och ner. Entrepreneur magazine föreslår att företagsledare införlivar strategier som:

definiera vilken lämplig kommunikation som är

det första steget i att fastställa bästa praxis för kommunikation är att bestämma vad som är och inte är acceptabelt. Entreprenör konstaterar att du kan ställa följande frågor för att komma igång: ”i vilken utsträckning ska kommunikationen vara formell och när? Uppmuntras och tillåts avslappnad kommunikation, eller behöver du en affärsstrategi över hela linjen? Vad är det rätta sättet att ta itu med överordnade, medarbetare och kunder?”

eliminera svagt språk

ett av de viktigaste sätten att upprätta effektiva kommunikationsstrategier är att eliminera svagt språk. Företagsledare bör arbeta för att säkerställa att de förmedlar viktiga punkter med tydlighet, och det börjar med självmedvetenhet och göra subtila förändringar i dina egna talvanor. Ett exempel är att undvika att använda ordet ” men ”eftersom” det kan tolkas för att ogiltigförklara andras påståenden eller ideer”, förklarar Entrepreneur.

fokusera på tydlighet i kommunikationen

det är också viktigt att vara exakt på ditt språk, alltid säga vad du menar och fråga mottagaren om ditt meddelande är klart. När ditt språk är tvetydigt är det svårt att ställa tydliga förväntningar och fungera bra med andra på projekt, presentationer och mer.

var avsiktlig med Digital kommunikation

eftersom e-post och snabbmeddelanden blir alltmer centrala för arbetsplatskommunikation, bör ledare ställa förväntningar kring hur anställda använder dessa verktyg. Diskutera vilka typer av kommunikation som kan utföras digitalt, till exempel snabba frågor eller förtydligande, och vilka typer av samtal som kräver interaktion ansikte mot ansikte.

andra effektiva kommunikationsstrategier inkluderar följande:

• uppmuntra mottagaren att ställa frågor. Detta gör det möjligt för avsändaren att kontrollera om mottagaren har tolkat meddelandet korrekt och möjliggör eventuell förtydligande.
• Välj icke-aggressiv frasering. När avsändaren ger feedback som ”jag kommunicerar inte bra ”vs.” du förstår inte vad jag säger”, tar det tryck från mottagaren.
• bli hypermedveten om icke-verbala signaler. Ton och kroppsspråk kan störa avsändarens meddelande. Var uppmärksam på hur ditt kroppsspråk kan bidra till dåliga kommunikationsresultat och arbeta med att vara öppen och vaken.
• förstå din publik. Terminologin som avsändaren använder bör bero på publiken. En grupp revisorer kan förstå kvartalsprognoser, medan teknikteam har en annan kunskap.

att vidta åtgärder som dessa för att underlätta effektiv kommunikation är avgörande för framgångsrik ledning, såväl som karriärutveckling. Företagsledare och chefer behöver starka muntliga och skriftliga kommunikationsförmåga som gör att de kan kommunicera med både anställda och överordnade.

kommunikation fallgropar

om strategier som ovan inte implementeras kan fallgropar och vägspärrar uppstå. Ett exempel är minskad produktivitet, eftersom dålig kommunikation kan orsaka förseningar och ineffektivt arbete. En annan konsekvens av dålig kommunikation är låg moral. Eftersom god kommunikation sätter tydliga förväntningar på anställda kan brist på it bidra till dålig arbetskvalitet eftersom arbetstagare inte förstår sitt ansvar. Det kan också orsaka misstag som lätt kunde ha undvikits.

här är några andra kommunikationsgropar att titta på, enligt Affärskommunikationsstrategier:

• skillnader i perspektiv: när avsändaren och mottagaren har olika jobbansvar eller mål har de ofta olika synvinklar. Detta kan leda till felkommunikation eller negativ feedback.
• skillnader i kunskapsnivå: företagsledare och chefer har tillgång till information som lägre anställda inte är medvetna om. I det här fallet är det viktigt att dela all relevant information i förväg, så att alla parter har tillräckligt med sammanhang för att fortsätta.
• brist på gemensamt språk: om mer än en avdelning arbetar tillsammans i ett projekt kan de arbeta inom olika parametrar och använda olika jargong för att förmedla vad de menar. Detta är ofta fallet när man arbetar med informationsteknologiteam.

Online MBA som förbereder dig för framgång

För många yrkesverksamma är en MBA ett idealiskt sätt att bygga färdigheter, som kommunikation, som förbereder dem för pågående framgång i näringslivet. Virginia Wesleyan University Online MBA-program ger eleverna praktisk erfarenhet av avancerade affärskoncept de behöver för att få ut det mesta av sin utbildning, samtidigt som man bygger mjuka färdigheter som kommunikation och lagarbete som är avgörande i den globala affärsmiljön. Om du är en innovatör som är redo att växa professionellt kan VWU: s online MBA vara rätt för dig. Läs mer om vad en VWU MBA kan betyda för din karriär.