Types de rapports d’affaires dans la communication d’entreprise

Types de rapports d’affaires dans la Communication d’entreprise

Les rapports d’affaires sont classés sur de nombreuses bases. Ces types de rapports commerciaux sont brièvement expliqués.

Rapports sur la base de l’importance ou de la fréquence

Les rapports sont classés en deux types. Ce sont des rapports ordinaires ou de routine et des rapports spéciaux.

1. Rapport ordinaire ou de routine

Les rapports ordinaires sont préparés et présentés devant le directeur général à des intervalles spécifiques ou à la personne autorisée suivante dans la routine commerciale. Les rapports sont présentés quotidiennement, chaque semaine, tous les quinze jours, tous les mois, tous les trimestres, tous les deux ans ou tous les ans. Ce type de rapport contient un simple exposé des faits en détail sans opinion ni recommandation du rapporteur.

Des exemples de rapports de routine sont le Rapport des Administrateurs à l’Assemblée Générale Annuelle, le Rapport de l’Auditeur à l’Assemblée Générale Annuelle, le Rapport de Vente, le Rapport de Production et autres.

2. Rapport spécial

Ce type de rapport est préparé et présenté à la direction générale sur demande spécifique. Il contient généralement les opinions ou les recommandations du journaliste à l’aide de faits et d’arguments. Des exemples de rapport spécial sont l’ouverture d’une succursale, l’introduction d’un nouveau produit, l’amélioration de la qualité ou la modification de la forme ou de la taille du produit et similaires.

Rapports sur la base de Formalités juridiques

Les rapports sont classés en deux types. Il s’agit d’un rapport formel et d’un rapport informel.

1. Rapport officiel

Le rapport officiel est établi dans un format prescrit et présenté à l’autorité compétente selon une procédure établie. Rapports présentés par des fonctionnaires ou des comités d’organes constitués (exemple : Entreprises, Sociétés Coopératives, Organismes Locaux, etc.) sont généralement des rapports officiels.

2. Rapport informel

Le rapport informel est préparé dans un format à la convenance du rapporteur et présenté directement devant la personne requise au fur et à mesure de la demande. Un rapport informel est présenté sous forme de lettre ou de mémorandum. Généralement, il prend la forme d’une communication de personne à personne.

Les rapports officiels sont classés en deux types. Il s’agit d’un rapport statutaire et d’un rapport non statutaire.

Rapports sur la base de la fonction

Les rapports sont classés sur la base de la fonction en deux types. Ils sont informatifs et interprétatifs.

1. Rapport informatif

Un rapport informatif est préparé et présenté à l’aide des informations disponibles au maximum concernant un problème ou une situation.

2. Rapport interprétatif

Un rapport interprétatif contient non seulement les faits, les points de vue et les opinions des journalistes et d’autres personnes, mais inclut également les causes d’un problème ou d’un événement et les mesures correctives requises avec des recommandations.

Rapports sur la base des réunions

Chaque fois qu’une réunion est organisée dans une organisation commerciale, un rapport est préparé par le secrétaire ou toute autre personne sur les travaux de la réunion. Ces rapports sont classés en deux types. Ce sont des Rapports Verbaux et des Rapports Résumés.

1. Rapports verbaux

Un rapport verbalaire est un enregistrement mot à mot complet de toutes les discussions faites lors d’une réunion. Par exemple, la nomination d’un auditeur. Une résolution est adoptée lors de la réunion. De même, les administrateurs sont nommés et la rémunération et les avantages du personnel clé sont fixés par une résolution. Dans ce cas, un rapport est établi en incluant le procès-verbal des résolutions adoptées avec les noms des proposants et des détachants, le mode de vote et les résultats.

Cependant, le procès-verbal ne doit pas être confondu avec le procès-verbal de la réunion qui est le compte rendu officiel des délibérations et des décisions de la réunion.

2. Rapport résumé

Un rapport résumé est préparé à l’aide des détails essentiels discutés lors de la réunion. Ce type de rapport est préparé pour être envoyé à la presse ou aux actionnaires de la société ou aux membres de l’institution.

Rapports sur la base de la nature du sujet traité

Les rapports suivants sont inclus dans le rapport et sont classés en fonction de la nature du sujet traité.

1. Rapport de résolution de problèmes

Un problème peut survenir dans l’un des départements ou dans l’ensemble de l’organisation. Par conséquent, la haute direction peut demander un rapport pour résoudre le problème. Lorsque, le journaliste recueille diverses informations pour trouver les causes d’un tel problème. De plus, le rapport est conclu avec les moyens de résoudre le problème. Ce type de rapport est appelé Rapport de résolution de problèmes.

2. Rapport d’enquête

Une machine peut être en panne dans les locaux de l’usine. Parfois, il peut y avoir une rivalité entre les deux groupes de travailleurs. Maintenant, la direction veut connaître la véritable raison de la panne de la machine et du conflit de groupe entre les travailleurs. Dans ce cas, le journaliste analyse l’incident à travers une enquête détaillée et trouve la vérité. Enfin, le rapporteur présente les faits dans le formulaire de rapport devant la direction.

3. Rapport de performance

L’organisation commerciale veut connaître périodiquement le rendement de chaque département ou le rendement d’une branche ou le rendement d’un employé nouvellement nommé ou le rendement d’employés existants pour une promotion, un transfert et autres. La direction n’est pas en mesure de prendre une décision sans connaître la performance. Par conséquent, un rapporteur est invité à préparer le rapport sur le rendement pour l’une des raisons mentionnées ci-dessus.

4. Rapport technique

Il y a beaucoup de changements apportés à la technologie. Chaque fois qu’une entreprise va introduire un processus mécanique au lieu d’un processus manuel, le niveau de technologie requis est évalué. Parfois, une conception peut être modifiée dans le produit existant, si c’est le cas, les dernières technologies doivent être adoptées. Dans ce cas, un rapport détaillé est essentiel à la direction pour prendre une décision. Ce type de rapport est appelé Rapport technique.

Rapports des comités ou sous-comités

Les comités ou sous-comités sont formés par la direction pour préparer le rapport sur n’importe quelle question. Les points suivants sont inclus dans les rapports du comité ou du sous-comité.

1. Rapport du Comité permanent
2. Rapport du Comité Adhoc
3. Rapport minoritaire
4. Rapport majoritaire

1. Rapport du Comité permanent

Les comités permanents sont de nature permanente et sont chargés de s’occuper de certains aspects continus de l’organisation de l’entreprise.

Par exemple: Finances, Performance des Employés, Performance des Départements, etc. Ces questions sont suivies en permanence par le comité permanent et présentent le rapport à intervalles réguliers.

2. Rapport du Comité spécial ou adhoc

Les comités spéciaux ou adhoc sont nommés pour s’occuper de l’enquête spéciale et sont dissous dès la présentation du rapport. Par conséquent, la vie du comité spécial est temporaire.

Par exemple: Un incendie ou un accident survenu dans les locaux de l’usine. Les causes d’incendie ou d’accident sont découvertes en formant un comité spécial.

3. Rapport minoritaire

Des comités ou sous-comités sont nommés pour soumettre le rapport sur la base de l’enquête sur un sujet spécial. En général, trois membres sont choisis pour former un comité ou un sous-comité. Un membre est le président de ce comité ou sous-comité.

Si les membres ont des opinions ou des opinions différentes sur le sujet traité, le membre dissident peut joindre les notes de dissidence ou soumettre un rapport séparément. Ce rapport est appelé Rapport minoritaire. Même si, les membres dissidents doivent signer le rapport de la majorité avec une note de dissidence.

4. Rapport majoritaire

Généralement, tous les membres du comité ou du sous-comité, y compris le président, ont un avis unanime parmi eux. Dans l’affirmative, un seul rapport est établi et présenté à l’organe responsable. Si ce n’est pas le cas, les membres majoritaires du comité ou du sous-comité ont des opinions différentes de celles des membres minoritaires. Dans ce cas, les membres de la majorité vont soumettre un rapport à l’organe responsable. Ce rapport est appelé rapport majoritaire.