Vous ferez des erreurs comptables de temps en temps, donc savoir détecter ces problèmes est une compétence importante à développer, quel que soit le logiciel de comptabilité que vous utilisez dans votre petite entreprise. Vous pourrez détecter de nombreuses erreurs en examinant la balance de vérification de votre entreprise.
Cependant, vous constaterez que toutes les erreurs comptables n’affectent pas la balance de vérification. Pour cette raison, il est important de connaître ces types d’erreurs comptables afin de pouvoir les trouver et les corriger. Notez que ces types d’erreurs sont les plus difficiles à identifier et à résoudre.
Omission
Une erreur d’omission se produit lorsqu’une transaction est complètement omise des livres de votre entreprise. Vous pouvez oublier de saisir une transaction de dépenses ou de saisir la vente d’un produit ou d’un service. Ces transactions sont difficiles à détecter. Par conséquent, vous devez vous assurer d’avoir une routine solide pour entrer ces transactions en temps opportun.
La raison la plus courante pour laquelle ces transactions ne sont pas saisies est que la documentation (telle que la facture d’un fournisseur) est perdue. Vous risquez moins de perdre ou d’égarer ces pièces justificatives si vous les entrez en temps opportun dans votre système logiciel de comptabilité dès que possible.
Inversion
Une erreur d’inversion se produit lorsqu’une transaction qui aurait dû être enregistrée en tant que débit est enregistrée en tant que crédit. Par exemple, vous pouvez saisir une facture en tant que paiement ou remboursement. Vous ne remarquerez pas cette erreur dans votre balance d’essai car la balance d’essai sera toujours en équilibre.
Principe
Une erreur de principe se produit lorsque vous ou votre comptable appliquez à tort un principe comptable. Vous pouvez dépenser des actifs qui doivent être enregistrés comme actifs. Les actifs et les charges sont tous deux enregistrés dans les livres sous forme de débits, il s’agit donc d’une erreur technique.
Commission
Une erreur de commission se produit lorsque vous entrez une transaction dans la bonne classe mais dans le mauvais registre subsidiaire. Par exemple, vous commettrez cette erreur si vous appliquez un paiement à la mauvaise facture. Votre balance de vérification indiquera le montant correct dû par un client, mais les registres subsidiaires de votre client individuel seront incorrects.
Entrée filiale
Une erreur d’entrée filiale se produit lorsqu’une erreur est commise lors de la saisie d’une transaction. Par exemple, si vous prêtez 5 000 $ à un client mais que vous n’entrez que 500 as en tant que prêt et 500 withdrawal en retrait de votre compte de trésorerie, vous constaterez que cette erreur est portée à votre solde d’essai. Votre balance de vérification sera correcte.
La méthode la plus courante pour détecter ces erreurs consiste à effectuer des rapprochements comptables. En continuant avec l’exemple précédent, vous détecteriez cette erreur lorsque vous effectueriez vos rapprochements bancaires. Vous constateriez qu’il vous manquerait 4 500 cash d’argent dans votre compte bancaire et que vous seriez alors en mesure de corriger l’erreur.
Prévention
Vous devrez développer de bons contrôles et processus internes pour détecter les erreurs. Par exemple, vous voudrez vous assurer que tous vos formulaires sont cohérents afin que les employés entrent dans une routine lors de la saisie d’informations dans votre logiciel de comptabilité. Vous voudrez également vous assurer que vous avez suffisamment de personnel pour pouvoir gérer la charge de travail. Le sous-effectif entraînera une fatigue des employés, ce qui entraînera une fatigue des travailleurs, un travail précipité et davantage d’erreurs comptables.
Détection
Bien que vous souhaitiez développer des méthodes pour prévenir les erreurs dans la mesure du possible, les erreurs énumérées ci-dessus vont se produire de temps en temps. Vous ne pouvez pas empêcher toutes les erreurs de se produire. Vous devez effectuer divers rapprochements à la fin du mois et de l’année pour détecter de nombreuses erreurs afin qu’elles puissent être corrigées.
Les rapprochements bancaires, par exemple, doivent être effectués mensuellement. Les immobilisations ne peuvent être rapprochées qu’une fois par an afin que vous puissiez vous assurer que vous avez comptabilisé le montant correct de la charge d’amortissement.
Vous constaterez que si vous cherchez des moyens de prévenir les erreurs et que vous avez une routine d’examens et de rapprochements de vos documents comptables, votre entreprise fonctionnera correctement et vous réduirez le nombre d’erreurs comptables.