Virginia Wesleyan University

La communication est l’un des facteurs les plus importants de la réussite des entreprises. Quelles que soient leur taille et leur secteur d’activité, les organisations dépendent d’une communication efficace. Cependant, bien que cela semble simple, le processus de facilitation d’une communication efficace peut être complexe. Parce que la communication favorise un meilleur travail d’équipe et de collaboration, elle contribue à la réussite de nombreux types de projets et même aux objectifs généraux d’une organisation.

Définir les composants du processus de communication

Une communication réussie implique plusieurs composants qui prennent un message à travers le processus du début à la fin, y compris les éléments suivants:

• L’expéditeur: Il s’agit des personnes ayant une idée, une demande ou des informations qu’elles souhaitent partager. Il appartient à l’expéditeur de considérer le public et de choisir une méthode qui transmet efficacement les informations.
• Le destinataire : Le destinataire est la personne à qui le message est destiné. Ces personnes sont responsables de la compréhension et du traitement des informations qui leur sont fournies.
• Le message : Il s’agit du contenu du message que l’expéditeur souhaite que le destinataire entende.
• Le support: Le support est l’appareil ou les circonstances par lesquels les messages sont transmis. Cela peut être un téléphone portable (message texte) ou un ordinateur (messagerie instantanée).
• Le feedback: Le processus de communication se termine généralement lorsque le message quitte une personne et parvient à atteindre un autre individu ou groupe. Cela implique de transmettre, de recevoir et, surtout, de comprendre. Le destinataire doit également fournir une rétroaction indiquant sa compréhension lorsqu’il répond au message.
• Les facteurs externes: Le processus de communication tourne souvent mal et les facteurs externes sont généralement les coupables. Les exemples incluent le « bruit » qui perturbe la transmission ou quelque chose de plus compliqué, comme le manque de contexte.

Stratégies de communication efficaces sur le lieu de travail

Il existe plusieurs façons d’encourager une communication efficace sur le lieu de travail, dont beaucoup impliquent de travailler de haut en bas. Le magazine Entrepreneur suggère que les chefs d’entreprise intègrent des stratégies telles que:

Définir Ce qu’est une communication appropriée

La première étape pour établir les meilleures pratiques de communication consiste à décider ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. L’entrepreneur note que vous pouvez poser les questions suivantes pour commencer: « Dans quelle mesure la communication doit-elle être formelle et quand? La communication occasionnelle est-elle encouragée et autorisée, ou avez-vous besoin d’une approche globale axée uniquement sur les affaires? Quelle est la bonne façon de s’adresser aux supérieurs, aux associés et aux clients? »

Éliminer le langage faible

L’un des moyens les plus importants d’établir des stratégies de communication efficaces consiste à éliminer le langage faible. Les chefs d’entreprise doivent s’assurer qu’ils transmettent les points importants avec clarté, et cela commence par la conscience de soi et des changements subtils à vos propres habitudes de parole. Un exemple est d’éviter d’utiliser le mot « mais » car « il peut être interprété pour invalider les revendications ou les idées des autres », explique l’entrepreneur.

Concentrez-vous sur la clarté de la communication

Il est également important d’être précis dans votre langue, de toujours dire ce que vous voulez dire et de demander au destinataire si votre message est clair. Lorsque votre langage est ambigu, il est difficile de définir des attentes claires et de bien travailler avec les autres sur des projets, des présentations et plus encore.

Soyez intentionnel Avec la communication numérique

Alors que le courrier électronique et la messagerie instantanée deviennent de plus en plus centraux dans la communication sur le lieu de travail, les dirigeants doivent définir des attentes quant à la façon dont les employés utilisent ces outils. Discutez des types de communication pouvant être effectués numériquement, tels que des questions rapides ou des éclaircissements, et des types de conversations nécessitant une interaction en face à face.

D’autres stratégies de communication efficaces sont les suivantes :

• Encouragez le destinataire à poser des questions. Cela permettra à l’expéditeur de vérifier si le destinataire a correctement interprété le message et permet toute clarification requise.
• Choisissez un phrasé non agressif. Lorsque l’expéditeur donne des commentaires tels que « Je ne communique pas bien » ou « Vous ne comprenez pas ce que je dis », cela enlève de la pression au destinataire.
• Devenir hyper-conscient des signaux non verbaux. Le ton et le langage corporel peuvent perturber le message de l’expéditeur. Faites attention à la façon dont votre langage corporel peut contribuer à de mauvais résultats de communication, et travaillez à paraître ouvert et alerte.
• Comprenez votre public. La terminologie utilisée par l’expéditeur doit dépendre de l’audience. Un groupe de comptables peut comprendre les projections trimestrielles, tandis que les équipes technologiques ont un corpus de connaissances différent.

Prendre de telles mesures pour faciliter une communication efficace est essentiel pour une gestion réussie, ainsi que pour l’avancement professionnel. Les chefs d’entreprise et les gestionnaires ont besoin de solides compétences en communication orale et écrite qui leur permettent de communiquer à la fois avec les employés et les supérieurs.

Pièges de communication

Si des stratégies comme celles ci-dessus ne sont pas mises en œuvre, des pièges et des obstacles peuvent survenir. Un exemple est la diminution de la productivité, car une mauvaise communication peut entraîner des retards et un travail inefficace. Une autre conséquence d’une mauvaise communication est un moral bas. Parce qu’une bonne communication définit des attentes claires pour les employés, un manque de TI peut contribuer à une mauvaise qualité de travail car les travailleurs ne comprennent pas leurs responsabilités. Cela peut également provoquer des erreurs qui auraient pu être facilement évitées.

Voici quelques autres pièges de communication à surveiller, selon les stratégies de communication d’entreprise:

• Différences de perspective: Lorsque l’expéditeur et le destinataire ont des responsabilités ou des objectifs différents, ils ont souvent des points de vue différents. Cela peut entraîner une mauvaise communication ou une rétroaction négative.
• Différences de niveau de connaissances: Les chefs d’entreprise et les cadres ont accès à des informations dont les employés de niveau inférieur ne sont pas au courant. Dans ce cas, il est important de partager toutes les informations pertinentes dès le départ, afin que toutes les parties aient suffisamment de contexte pour procéder.
• Manque de langage commun: Si plusieurs départements travaillent ensemble sur un projet, ils peuvent travailler dans des paramètres différents et utiliser un jargon différent pour exprimer ce qu’ils veulent dire. C’est souvent le cas lorsque l’on travaille avec des équipes de technologie de l’information.

Le MBA en ligne Qui vous prépare au succès

Pour de nombreux professionnels, un MBA est un moyen idéal de développer des compétences, comme la communication, qui les préparent au succès continu dans le monde des affaires. Le programme de MBA en ligne de l’Université Virginia Wesleyan offre aux étudiants l’expérience pratique des concepts commerciaux avancés dont ils ont besoin pour tirer le meilleur parti de leur éducation, tout en développant des compétences non techniques telles que la communication et le travail d’équipe qui sont vitales dans l’environnement commercial mondial. Si vous êtes un innovateur prêt à évoluer professionnellement, le MBA en ligne de VWU peut vous convenir. En savoir plus sur ce qu’un MBA VWU pourrait signifier pour votre carrière.