La configuration correcte du plan comptable pour les organisations à but non lucratif est la première étape essentielle pour démarrer avec votre système de comptabilité de fonds à but non lucratif.
Avantages du plan comptable pour les organisations à but non lucratif
Dans tous les systèmes comptables, l’objectif principal est de faciliter les rapports. Ce qui distingue les organisations à but non lucratif des systèmes de comptabilité à but lucratif est la segmentation par fonds.
L’objectif principal du plan comptable pour les organisations à but non lucratif est de catégoriser toutes les transactions financières de votre organisation. Cela facilite la production de rapports et la production d’états financiers. La configuration correcte de votre plan comptable est essentielle pour créer des contrôles internes significatifs et pertinents ainsi que des rapports externes à des sources de financement externes.
Comme les comptables sont généralement très méticuleux sur les chiffres, le plan comptable est numérique et suit un ordre logique. Cela facilite le tri des comptes selon les catégories qui leur sont attribuées pour les rapports et lors de la localisation de comptes spécifiques.
Cinq catégories de plan comptable à but non lucratif
- Les actifs sont ce que vous possédez, tels que la trésorerie, les créances, les investissements, les charges payées d’avance, les stocks et les immobilisations.
- Les passifs sont ce que vous devez, tels que les créditeurs, les charges à payer, les effets à payer et les produits reportés.
- Les actifs nets ou les soldes des fonds représentent la valeur nette de votre organisation.
- Les revenus proviennent des dons, des services de programme, des subventions, des revenus d’événements de collecte de fonds et des revenus de placement.
- Les dépenses sont de l’argent qui sort pour les salaires, les charges sociales, les services professionnels, le loyer, les services publics, les voyages, etc.
En comptabilité 101, on nous a appris à suivre l’ordre logique suivant:
- Actifs Actuels1000-1999
- Liabilités2000-2999
- Actifs Nets3000-3999
- Revenu4000-4999
- Charges5000-9999
Habituellement, la longueur de vos numéros de compte peut être de trois à cinq chiffres, selon sur le numéro de compte dont vous avez besoin.
Les salaires peuvent être le numéro de compte 500 ou 5000.
Les organisations à but non lucratif ont besoin de plus qu’un simple plan comptable. Ils doivent séparer l’activité d’au moins deux couches supplémentaires.
- Identifiez vos actifs ou fonds nets.
- Identifiez votre domaine fonctionnel pour les services de programme et de soutien.
- Identifiez le compte des actifs, passifs, actifs nets, produits et charges.
Certaines organisations à but non lucratif ont besoin de couches supplémentaires pour identifier les sources de financement, les subventions ou les projets au sein des programmes.
Le format de numéro de compte minimum pour rendre compte efficacement de tous les aspects financiers d’une organisation à but non lucratif serait constitué de trois segments:
- Segment de fonds – Identifie vos fonds – Sans restriction, Temporairement et Définitivement Restreints.
- Segment du centre de coûts – Identifie le domaine fonctionnel, le ministère, la subvention, la source de financement, le programme.
- Numéro de compte – Identifie le compte individuel. Trésorerie, dettes, revenus et dépenses.
Le plan comptable d’une organisation à but non lucratif est comme un système de classement très efficace. Vous disposez de classeurs distincts pour chacun de vos fonds, sans restriction, temporairement et de manière permanente. Chaque tiroir du classeur est votre domaine fonctionnel pour les programmes et les services de support. Les fichiers à l’intérieur de chaque tiroir représentent vos comptes d’actifs, de passifs, de revenus et de dépenses. Un système de classement efficace facilitera la production d’états financiers précis et significatifs.
Lors de la configuration du système comptable de votre organisation à but non lucratif, assurez-vous d’utiliser un système logiciel qui vous permet facilement de configurer votre système de classement avec tous les tiroirs et fichiers appropriés dont vous avez besoin pour rendre compte de votre activité financière.